有句古老的諺語是這么說的：好的開始意味著成功了一半。對于項(xiàng)目主管來說，好的開始意味著建立切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃。項(xiàng)目規(guī)劃發(fā)揮的作用不只是描繪項(xiàng)目將如何開展的路線圖，還能幫助我們了解項(xiàng)目的性質(zhì)，讓我們做好項(xiàng)目執(zhí)行的籌備工作。經(jīng)過規(guī)劃和了解——通常在完成這兩項(xiàng)工作之前——就可以開始進(jìn)行項(xiàng)目中最令人激動的環(huán)節(jié)了：生產(chǎn)項(xiàng)目的可交付成果。
項(xiàng)目執(zhí)行的管理涉及的都是一些現(xiàn)實(shí)性問題的處置。你最初的項(xiàng)目進(jìn)度表是對未來事件的理想化預(yù)測，現(xiàn)實(shí)卻總能讓我們明白，我們對未來的預(yù)測太天真了。但這并不代表規(guī)劃是徒勞的，反而凸顯了規(guī)劃的重要性。
項(xiàng)目經(jīng)理的真正敵人是未知事件。盡管有時(shí)候我們會懷疑這個(gè)敵人是有預(yù)謀地給我們添堵，但事實(shí)上它并不關(guān)心我們成功與否。只有當(dāng)我們既未能精心規(guī)劃，又不能妥善應(yīng)對不確定因素時(shí)，這個(gè)強(qiáng)大的敵人才會攔住我們的去路。
因此，項(xiàng)目計(jì)劃一方面非常有用，另一方面又需要不斷進(jìn)行調(diào)整。在環(huán)境變化導(dǎo)致計(jì)劃失效時(shí)，固執(zhí)地照搬原計(jì)劃往往比毫無計(jì)劃強(qiáng)不了多少�？扇绻�(guī)劃得當(dāng)，我們就有了一個(gè)非常強(qiáng)大的、能管理未來的工具。
如果項(xiàng)目經(jīng)理不懂如何創(chuàng)建符合實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)度表，也就不懂怎么去實(shí)現(xiàn)它。他們會先匆忙拼湊出一份進(jìn)度表，但其中并未反映出項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)的手段。他們根據(jù)這份進(jìn)度表樂觀地預(yù)估了一個(gè)最終期限，并據(jù)此跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。等到問題出現(xiàn)時(shí)，他們已經(jīng)被大量的細(xì)節(jié)所淹沒，沒有時(shí)間停下來進(jìn)行全盤思考。所以在這種情況下規(guī)劃流程是毫無價(jià)值的�？上У氖牵绻麑α鞒桃�(guī)劃得更得當(dāng)，是可以防范或者規(guī)避項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的很多問題，而不必埋頭理會那么繁瑣的細(xì)節(jié)。
高效的執(zhí)行與高效的規(guī)劃一樣，需要系統(tǒng)化的方法。要弄清楚怎么去規(guī)劃，最有效的做法就是把它當(dāng)成一個(gè)獨(dú)立的流程或工作流，從而對各項(xiàng)元素進(jìn)行分析。同樣，在執(zhí)行時(shí)你能夠以不同的方式使用項(xiàng)目計(jì)劃。這些方式組成如下工作流：
項(xiàng)目經(jīng)理要注意的關(guān)鍵因素是：
前景規(guī)劃：有著周密規(guī)劃的項(xiàng)目會讓你有時(shí)間定期停下來展望未來。下一個(gè)里程碑是什么樣的？該做什么才能成功達(dá)到這個(gè)里程碑？
追蹤和管理項(xiàng)目的執(zhí)行：你的大部分時(shí)間會被用來追蹤和管理項(xiàng)目的執(zhí)行。項(xiàng)目進(jìn)展情況如何？與計(jì)劃有何不同？
評估當(dāng)前狀態(tài)：如果出現(xiàn)重大問題或有來自項(xiàng)目之外的變更申請，就要進(jìn)行評估。項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際情況出現(xiàn)偏差意味著什么？應(yīng)該怎么應(yīng)對？變更申請有什么影響？
變更控制：應(yīng)對變更是項(xiàng)目管理工作中必不可少的一環(huán)。實(shí)施與不實(shí)施所提議的變化分別有何影響？該如何調(diào)整才能讓變化更容易被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所接受？
重新規(guī)劃：規(guī)劃流程不會因?yàn)槟阋呀?jīng)定出了進(jìn)度表的基準(zhǔn)就大功告成！項(xiàng)目評估或變更請求需要的不止是對項(xiàng)目進(jìn)度表的小小改動。也就是說，你可能需要大動干戈，重新進(jìn)行項(xiàng)目的規(guī)劃。
所有工作都是由項(xiàng)目計(jì)劃主導(dǎo)，各元素之間也經(jīng)由項(xiàng)目計(jì)劃獲得反饋。很明顯，項(xiàng)目計(jì)劃越實(shí)際，你就能越有效地管理整個(gè)項(xiàng)目。
項(xiàng)目執(zhí)行的方方面面都會有你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的參與。他們是項(xiàng)目執(zhí)行過程中承擔(dān)實(shí)際工作的人，也應(yīng)當(dāng)參與前景規(guī)劃、評估當(dāng)前情況和重新規(guī)劃項(xiàng)目的工作。這是保證團(tuán)隊(duì)合作和防止相互掣肘的關(guān)鍵。
宏觀微觀，自如切換
作為項(xiàng)目經(jīng)理，你做的每件事都應(yīng)該緊扣大環(huán)境這一背景——忽視這一點(diǎn)就一定會失敗。相對地，你同時(shí)還負(fù)責(zé)項(xiàng)目的日常細(xì)節(jié)。在以進(jìn)度表為核心的項(xiàng)目計(jì)劃中，戰(zhàn)略描繪的是全局，而進(jìn)度表則給出了按任務(wù)逐項(xiàng)詳細(xì)分解的工作流。因此，你必須依靠一手抓宏觀，一手抓微觀，才能實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目執(zhí)行的管理。
對項(xiàng)目前景的展望，第一步是描繪全局——戰(zhàn)略。我們按照當(dāng)前的項(xiàng)目節(jié)奏會取得什么成果它在整個(gè)項(xiàng)目中的運(yùn)作機(jī)制是怎么樣的？各項(xiàng)工作彼此之間有何關(guān)聯(lián)？團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該是知道這些問題的答案的——畢竟，他們會幫助你制定戰(zhàn)略——但當(dāng)他們關(guān)注具體的可交付成果時(shí)，可能會迷失原本的目標(biāo)。因此，你需要時(shí)刻緊盯戰(zhàn)略目標(biāo)，檢查支持這些目標(biāo)的具體任務(wù)，以確保各項(xiàng)工作得以完成。當(dāng)你了解的情況越來越多，你會希望確保相應(yīng)的工作內(nèi)容都按正確的順序一一完成了。
追蹤項(xiàng)目執(zhí)行的工作大部分通過項(xiàng)目進(jìn)度表來完成。與團(tuán)隊(duì)成員合作以記錄其真實(shí)的工作完成情況——每個(gè)任務(wù)的開始、結(jié)束、工作量或持續(xù)時(shí)間——看看這些會對下一個(gè)里程碑和項(xiàng)目結(jié)束期限有何影響。如果進(jìn)度表得到了精心維護(hù)，那么一旦有什么事偏離了原計(jì)劃，你就能很快發(fā)現(xiàn)。一旦你發(fā)現(xiàn)了實(shí)際情況與原計(jì)劃的偏差，就應(yīng)對照戰(zhàn)略理清其整體影響。盡管你可能會考慮對進(jìn)度表進(jìn)行調(diào)整以繼續(xù)執(zhí)行原計(jì)劃，但你最應(yīng)該該做的其實(shí)是抵*制這種誘惑。
我見過有項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)度表上亂了方寸，不斷把各種任務(wù)調(diào)來調(diào)去，以顯示他們能夠趕上最終期限。等到他們發(fā)現(xiàn)自己做不到的時(shí)候，已經(jīng)沒時(shí)間用別的方法挽救整個(gè)項(xiàng)目了。如果他們曾經(jīng)停下來，對全局進(jìn)行評估，就會發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的漏洞已經(jīng)大得無法彌補(bǔ)，完全不是在進(jìn)度表上改幾個(gè)鏈接就能搞定的。這些項(xiàng)目經(jīng)理沒能很好地掌控細(xì)節(jié)，而是被細(xì)節(jié)牽著鼻子走。
當(dāng)戰(zhàn)略已經(jīng)明顯不可行時(shí)，你應(yīng)當(dāng)從工作中抽身，評估當(dāng)前的狀況，分析下一步的對策。對不同的假想情境進(jìn)行剖析，你就能知道該在戰(zhàn)略和進(jìn)度表之間如何取舍。
等到你決心已定，就需要對戰(zhàn)略進(jìn)行重新規(guī)劃了。首先更新你的戰(zhàn)略，然后按照這個(gè)戰(zhàn)略更改任務(wù)，對進(jìn)度表上的鏈接和持續(xù)時(shí)間進(jìn)行更新。這是你在項(xiàng)目規(guī)劃階段的工作的延續(xù)。
注意計(jì)劃相關(guān)性
作為項(xiàng)目經(jīng)理，你有責(zé)任統(tǒng)籌全局。當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員專注于貫徹細(xì)節(jié)時(shí)，你需要確保這些細(xì)節(jié)能形成合力，得到切實(shí)可行的可交付成果。當(dāng)他們專注于眼前的工作時(shí)，你的眼睛應(yīng)當(dāng)看到明天、未來幾周和幾個(gè)月后的發(fā)展。
在你制定戰(zhàn)略時(shí)，首先會考察如何規(guī)劃以逐漸打造出最終產(chǎn)品。在這一戰(zhàn)略的每個(gè)階段，你都要確定需要完成打造最終產(chǎn)品的哪些部分以最終進(jìn)行整合。你需要對當(dāng)前的階段有著透徹的了解，還要清楚它對后繼的其他階段有何影響。這么做的重要性在于，一旦在當(dāng)前階段遇到了問題，你就不得不作出決策，而這個(gè)決策能直接影響后繼的階段。在某個(gè)階段匆忙拋出的應(yīng)急方案可能與后繼的階段發(fā)生沖突。你之后又不得不取消這個(gè)應(yīng)急方案。因此，最好是制定與未來的工作協(xié)調(diào)一致的解決方案來理會當(dāng)前的問題。
在你管理團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，需要明確對最終產(chǎn)品而言哪些功能是必不可少的，并強(qiáng)調(diào)將項(xiàng)目的所有成果按時(shí)整合的重要性。團(tuán)隊(duì)成員必須明白他們需要完成哪些工作才能開始進(jìn)行整合，而這些工作與其個(gè)人認(rèn)為的首要任務(wù)可能并不完全重合。比如說，當(dāng)滿足績效要求的難度較大時(shí)，開發(fā)人員可能會專注于解決這些限制因素，從而忽略了其他團(tuán)隊(duì)成員需要的功能。然后，如果被忽略的功能正是開始整合過程所需的，這種缺失就會耽誤其他團(tuán)隊(duì)成員的工作。
密切關(guān)注細(xì)節(jié)
反思戰(zhàn)略（即全局情況）不用花太多時(shí)間。你真正需要關(guān)注的重點(diǎn)是項(xiàng)目進(jìn)度表，以及項(xiàng)目計(jì)劃中的各支持環(huán)節(jié)：質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)的手段等。在戰(zhàn)略方面，你應(yīng)當(dāng)預(yù)判接下來幾個(gè)階段的情況，也就是提前幾個(gè)月進(jìn)行預(yù)測。而在項(xiàng)目進(jìn)度表方面，你應(yīng)該關(guān)注更短的時(shí)間段（通常為四周左右）內(nèi)的項(xiàng)目細(xì)節(jié)。
考察項(xiàng)目細(xì)節(jié)時(shí)，你需要處置的事項(xiàng)包括：
整個(gè)團(tuán)隊(duì)即將取得的下一個(gè)成就：必須達(dá)成什么目標(biāo)和達(dá)成的方法。考慮如何統(tǒng)合團(tuán)隊(duì)，避免團(tuán)隊(duì)成員各自為政。
對哪些事項(xiàng)來說，時(shí)間比較關(guān)鍵：哪些必須提前完成或者前置期較長？是否該在某些事項(xiàng)上加快進(jìn)度？團(tuán)隊(duì)成員的認(rèn)知和首要任務(wù)與你不同，你覺得時(shí)間緊迫的事項(xiàng)可能會被他們忽視。你需要提醒他們，甚至協(xié)助他們的工作。
有什么風(fēng)險(xiǎn)？風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)與可交付成果相關(guān)聯(lián)，而且也應(yīng)該有個(gè)時(shí)間表。在你生產(chǎn)這些可交付成果或按照給定的時(shí)間表提前準(zhǔn)備時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮該怎么做才能最透徹地了解風(fēng)險(xiǎn)，從而確定在最初的風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃里有哪些措施是行之有效的，以及在必要時(shí)可以采取哪些其他的手段來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
哪些會嚴(yán)重影響質(zhì)量我們能做些什么來鞏固內(nèi)部質(zhì)量，比如說通宵測試？個(gè)別成員會在什么地方偷工減料（例如測試）？如果真有這種情況，對后繼的階段或最終的產(chǎn)品有何影響？然后，驅(qū)動員工采取行動的主要因素是他們對當(dāng)前情況的理解，你需要確保這種理解不會對后繼進(jìn)度有什么損害。
在規(guī)劃階段，你的項(xiàng)目計(jì)劃可能會由于時(shí)間緊迫或無法預(yù)測未來，因而不得不進(jìn)行假設(shè)或簡化�，F(xiàn)在你的時(shí)間更少，但同時(shí)你也開始了解到實(shí)際的進(jìn)度。在你檢查項(xiàng)目進(jìn)度表時(shí)，重新梳理當(dāng)初的假設(shè)，判斷原來的時(shí)刻表是否依然合理。不要盲目地堅(jiān)持已經(jīng)失效的計(jì)劃。不過，你還是必須努力堅(jiān)持當(dāng)初制定的里程碑。你必須盡一切努力避免違背自己的承諾。
追蹤和管理項(xiàng)目的執(zhí)行情況
盡管前瞻性的檢查很重要，但你應(yīng)當(dāng)把更多的時(shí)間放在對項(xiàng)目執(zhí)行的追蹤和管理上。追蹤就是判斷和記錄你當(dāng)前的進(jìn)度，并將其與標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行比較，以衡量項(xiàng)目進(jìn)展的健康程度。你為此對項(xiàng)目進(jìn)行了快速評估，以便決定是否需要進(jìn)行更詳細(xì)的評估。如果你定期開展這項(xiàng)工作并且十分順利，就有可能在問題剛冒出苗頭時(shí)盡早發(fā)現(xiàn)它，從而得以留出更多時(shí)間來應(yīng)對之。
追蹤工作首先從項(xiàng)目進(jìn)度表開始。針對正在進(jìn)行或近期完成的任務(wù)，定期（一般是一周）收集以下相關(guān)參數(shù)：所有已開始任務(wù)的實(shí)際開始時(shí)間；實(shí)際完成的工作量；正在進(jìn)行的任務(wù)的剩余工作量；已完成任務(wù)的實(shí)際完工時(shí)間；已分配資源的分配比例（如與原分配計(jì)劃不同）。
這些就是你掌握的“實(shí)際情況”。
上面列出的并不包括完成比例，因?yàn)檫@個(gè)的參數(shù)可以變得非常主觀。我有很多次都在已經(jīng)完成了90%的任務(wù)上卡了好幾天甚至好幾周。這個(gè)參數(shù)很能誤導(dǎo)人：如果你只更新完成百分比，你的進(jìn)度表處置軟件會將實(shí)際開始時(shí)間設(shè)置為預(yù)定開始時(shí)間，將實(shí)際完工時(shí)間設(shè)置為預(yù)定完工時(shí)間等。那么當(dāng)進(jìn)度表理應(yīng)進(jìn)行變更時(shí)反而不會有變化。更新上面列出的參數(shù)將迫使你的進(jìn)度表處置軟件為你計(jì)算完成百分比。該軟件還會根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)調(diào)整下游任務(wù)的日期和里程碑�，F(xiàn)在你可以輕松地看出項(xiàng)目中哪些部分進(jìn)度超前，哪些進(jìn)度落后。
定期進(jìn)行這樣的追蹤工作是很有必要的。只有經(jīng)過正確地維護(hù)，你的進(jìn)度表才會提醒你潛在的問題。而且，每周都對進(jìn)度表進(jìn)行更新的話，工作量并沒有多少。如果你平時(shí)把更新工作放著不管，等做起來的時(shí)候就會叫苦連天。如果你的老板需要在幾個(gè)小時(shí)后召開的會議上更新一下項(xiàng)目進(jìn)展，你要么能隨手拿出數(shù)據(jù)，要么就只能亂成一團(tuán)，忙著更新早就過時(shí)的進(jìn)度表。
維持適時(shí)更新的進(jìn)度表是管理一個(gè)項(xiàng)目必不可少的，但這還不夠。項(xiàng)目的重點(diǎn)不是時(shí)間，而是創(chuàng)造有用的產(chǎn)品。時(shí)間只是一個(gè)限制因素。根據(jù)你的預(yù)期，你讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將精力集中在代表整合過程開始的重要里程碑上。在追蹤時(shí)，你必須識別項(xiàng)目的當(dāng)前狀態(tài)：是否所有人都在整合期限前完成了進(jìn)度？他們是否已經(jīng)開發(fā)出了項(xiàng)目所需的和原計(jì)劃預(yù)定的功能？是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)？然后將這些答案綜合起來，看對未來的里程碑有何影響。比如，你的預(yù)估數(shù)據(jù)是否要進(jìn)行更新？
在進(jìn)行追蹤時(shí)，記住你最寶貴的項(xiàng)目管理工具就是你的耳朵。傾聽團(tuán)隊(duì)成員的反饋，你能從中了解到未曾預(yù)見到的問題和機(jī)會。利用你了解到的這些信息，你就能在成功管理項(xiàng)目方面大有作為。
還有，雖說項(xiàng)目經(jīng)理容易牽扯進(jìn)當(dāng)日最重要的事務(wù)，但他們恰恰不應(yīng)該這么做。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)有選擇性地參與處置對全局有重大影響的問題，比如說，下一個(gè)里程碑。
收集信息
為了追蹤和管理項(xiàng)目的執(zhí)行情況，你需要收集信息，即搞清楚項(xiàng)目進(jìn)展的實(shí)際情況如何。收集信息有兩個(gè)好方法，一是與團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人溝通，二是召集整個(gè)團(tuán)隊(duì)開匯報(bào)會。這兩種方法是互補(bǔ)的，所以你不能只用其中一種。
一對一溝通：收集信息的最佳方式就是和你的團(tuán)隊(duì)成員保持聯(lián)系�；萜諡榇艘肓艘粋�(gè)很有效的管理技巧，名為“走動式管理”（MBWA）。這不只是搜集項(xiàng)目狀態(tài)信息的好方法，還能提高團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人給整個(gè)項(xiàng)目帶來的價(jià)值。實(shí)際上，只要團(tuán)隊(duì)成員手頭沒有什么十萬火急的任務(wù)，你就可以走到他身邊開始跟他聊。用這些問題作為開場白：工作怎么樣了？有什么新問題或者麻煩嗎？你需要什么幫助嗎？
然后你聽他說，接著再問一些問題，這樣做既是為了確保你理解他的話，也是為了加強(qiáng)溝通的效果。這個(gè)時(shí)候很適合討論接下來要達(dá)到的里程碑，并驗(yàn)證該團(tuán)隊(duì)成員是否能及時(shí)完成項(xiàng)目。如果按時(shí)完成有困難，你們可以討論一下有無其他方法，可能的話或許能就解決方案達(dá)成共識。如果做不到，就讓該團(tuán)隊(duì)成員繼續(xù)考慮。如果發(fā)現(xiàn)了特別好或者特別糟糕的消息，你可能需要即時(shí)召開團(tuán)隊(duì)會議來進(jìn)行討論。
對于這類談話，你需要謹(jǐn)記一點(diǎn)，這是一種簡短的非正式的聊天而非拷問。你是為了幫助這名成員成功完成工作任務(wù)才和他交談的。
項(xiàng)目狀態(tài)會議。你應(yīng)當(dāng)定期（通常為每周）與整個(gè)團(tuán)隊(duì)舉行狀態(tài)會議。盡管你在狀態(tài)會議期間也在收集信息，但讓團(tuán)隊(duì)專注于項(xiàng)目，尤其是下一個(gè)里程碑，這才是更重要的事。所以，在會上應(yīng)該讓每個(gè)人快速匯報(bào)最新的進(jìn)展和遇到的問題，并討論接下來數(shù)周的安排。在合作意識較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)環(huán)境中，團(tuán)隊(duì)成員會與狀態(tài)會議之外的人分享遇到的問題并擬定解決方案，但有時(shí)候項(xiàng)目中也會出現(xiàn)意外情況，很適合拿到狀態(tài)會議上討論。
一一詢問每個(gè)成員，了解他們是否已經(jīng)為即將開始的項(xiàng)目整合做好了準(zhǔn)備，如果沒有，是哪方面沒有準(zhǔn)備好。如果發(fā)現(xiàn)有人無法及時(shí)完成可交付成果，一定要召集大家集體討論這一情況對其他團(tuán)隊(duì)成員的影響。讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)共同討論不同的情境和潛在的應(yīng)急方案。在討論中要營造緊迫感。
一定要讓團(tuán)隊(duì)結(jié)合戰(zhàn)略進(jìn)行討論。這樣你才是在管理最終產(chǎn)品開發(fā)的節(jié)奏，而不是單純地對單獨(dú)的可交付成果或者時(shí)間進(jìn)行管理。
最后，會議開得越短越好。即使你原本打算開一個(gè)小時(shí)，也可以在15分鐘之內(nèi)就開完。如果沒有討論的必要，就不要多花哪怕一分鐘。團(tuán)隊(duì)成員都愿意開短會。出現(xiàn)重大問題時(shí)就應(yīng)當(dāng)花多些時(shí)間開會，這一點(diǎn)是顯而易見的，因?yàn)樗腥硕紩䥇⑴c討論如何解決實(shí)際的問題。
原文經(jīng)許可，摘自Vincent McGevna發(fā)表在ProjectsAtWork上的兩篇系列文章Execution 101和Where Are We GoingProjectsAtWork登記版權(quán)。秦嶺譯。
Vincent McGevna是高級項(xiàng)目管理顧問公司和遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)開發(fā)商Vincent McGevna Consulting的負(fù)責(zé)人。
本中文版由世界經(jīng)理人（www.ceconline.com）組織翻譯并編輯。
