設(shè)置會計科目和建立賬戶就好比在一個風(fēng)景名勝區(qū)按照預(yù)先設(shè)計的圖紙建造的一座旅店內(nèi)的、為了滿足不同層次顧客需要而編了號的房間。而怎樣才能使這些房間發(fā)揮自己應(yīng)有的作用就是我們需要了解和掌握的記賬方法。按照會計科目開設(shè)的賬戶，將發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)如實地在相關(guān)賬簿中進行登記，這就是記賬方法的意義所在。按其記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)方式的不同，記賬方法可以分為單式記賬和復(fù)式記賬。
單式記賬法是指對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，只在一個賬戶中進行反映的記賬方法。單式記賬法是一種比較簡單和不完整的記賬方法，盡管其具有手續(xù)比較簡單的優(yōu)點，但是由于它沒有完整的賬戶體系，賬戶之間不能形成相互對應(yīng)和平衡的關(guān)系，所以不能全面系統(tǒng)地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈，也不便于檢查賬戶記錄的正確性。和單式記賬法相對應(yīng)的是復(fù)式記賬法，它是由單式記賬法逐步發(fā)展演變而來的一類科學(xué)的記賬方法。
復(fù)式記賬法是指對發(fā)生的每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須以相等的金額，在相互有聯(lián)系的兩個或兩個以上的賬戶中同時進行反映的記賬方法。這種記賬方法雖然相對于單式記賬法來講記賬手續(xù)比較復(fù)雜，但是由于其能全面系統(tǒng)地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈，保持賬戶之間的相互對應(yīng)和平衡關(guān)系，所以能夠提高會計信息的清晰度，有利于賬戶記錄的正確性和進行試算平衡的檢查。
復(fù)式記賬法主要有：借貸復(fù)式記賬法、增減復(fù)式記賬法和收付復(fù)式記賬法等三種，而目前最通用的是借貸復(fù)式記賬法。
借貸復(fù)式記賬法簡稱借貸記賬法，是指以“借”和“貸”為記賬符號，反映會計要素增減變動情況的一種復(fù)式記賬法。
最初的“借”與“貸”是與商品經(jīng)濟中的借貸關(guān)系相聯(lián)系的經(jīng)濟范疇，是與經(jīng)濟往來中的債權(quán)債務(wù)相關(guān)的借貸關(guān)系的一種表示方法。隨著商品經(jīng)濟的發(fā)展，“借”與“貸”已經(jīng)逐漸地失去了其原有的“借”進來和“貸”出去的含義，而成為一種單純的記賬符號。就像人的名字只是識別各個人的一種符號而已。借貸記賬的主要特點是：
以“借”與“貸”為記賬符號。借貸記賬法下賬戶的基本結(jié)構(gòu)是：左方為借方，右方為貸方。至于究竟是哪方登記增加，哪方登記減少，則要取決于賬戶所反映的經(jīng)濟內(nèi)容。
由于復(fù)式記賬法是建立在“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益+(收入-費用)”會計等式理論基礎(chǔ)之上的，因此借貸記賬法下賬戶登記增減的一般規(guī)律如圖所示：
借方賬戶名稱貸方
資產(chǎn)或費用的期初余額負(fù)債、所有者權(quán)益或利潤的期初余額
資產(chǎn)或費用的增加負(fù)債、所有者權(quán)益、收入或利潤的減少負(fù)債、所有者權(quán)益、收入或利潤的增加資產(chǎn)或費用的減少
資產(chǎn)或費用的期末余額負(fù)債、所有者權(quán)益或利潤的期末余額
上述賬戶中所表達的期初余額與期末余額之間存在以下關(guān)系：
資產(chǎn)或費用類賬戶：期末余額=期初余額+借方本期發(fā)生額-貸方本期發(fā)生額
負(fù)債、所有者權(quán)益等類賬戶：期末余額=期初余額+貸方本期發(fā)生額-借方本期發(fā)生額
借貸記賬法的記賬規(guī)則是：有借必有貸，借貸必相等。根據(jù)這一規(guī)則，經(jīng)濟業(yè)務(wù)一旦發(fā)生，則都必須以相等的金額，在兩個或兩個以上相關(guān)聯(lián)的賬戶中進行登記。例如：
當(dāng)企業(yè)用銀行存款5000元購買材料的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，將會使“銀行存款”和“原材料”兩個資產(chǎn)類賬戶一增一減5000元;
當(dāng)企業(yè)從銀行借入短期借款10000元并直接用于償還了一筆應(yīng)付賬款的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時：將會使“短期借款”和“應(yīng)付賬款”兩個負(fù)債類賬戶一增一減10000元;
當(dāng)企業(yè)收到一筆捐贈資金20000元并存入銀行的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，將會使一個“銀行存款”資產(chǎn)類賬戶和一個“資本公積”所有者權(quán)益類賬戶同時增加20000元;
當(dāng)企業(yè)用銀行存款50000元歸還了銀行的一筆長期借款的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，將會使一個“銀行存款”資產(chǎn)類賬戶和一個“長期借款”負(fù)債類賬戶同時減少50000元。
對上述經(jīng)濟業(yè)務(wù)加以分析，可以得到的結(jié)論是：“在有借必有貸，借貸必相等”的記賬規(guī)則下，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的一般登記規(guī)律是“同類賬戶一增一減，兩類賬戶一增一減”，且始終保持“有借必有貸，借貸必相等”的基本記賬規(guī)則。盡管在遇到復(fù)雜的經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，會出現(xiàn)“一借多貸”或“多借一貸”的情況，但是其仍然不會打破這一基本規(guī)則。
在運用借貸記賬法登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，有關(guān)賬戶之間會自動形成相互對照的關(guān)系，這種關(guān)系稱之為賬戶的對應(yīng)關(guān)系，具有對應(yīng)關(guān)系的賬戶叫對應(yīng)賬戶。
為了便于賬戶對應(yīng)關(guān)系的正確表述和日后的監(jiān)督檢查，在將經(jīng)濟業(yè)務(wù)記入賬簿前應(yīng)先根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的賬戶及其借貸方向和金額編制會計分錄，在經(jīng)檢查無誤后，方可記賬。所謂會計分錄是指表明某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)應(yīng)借和應(yīng)貸賬戶及其金額的雙重記錄，簡稱分錄。
會計分錄一般有簡單分錄和復(fù)合分錄兩種。簡單分錄是指只涉及兩個相關(guān)聯(lián)賬戶的會計分錄;復(fù)合分錄是指涉及兩個以上相關(guān)聯(lián)賬戶的會計分錄，即一借多貸或多借一貸的會計分錄。為了保持賬戶對應(yīng)關(guān)系的清晰性，一般不要編制多借多貸的會計分錄。
賬戶記賬工作就像俗話說的“常在河邊走，哪會不濕鞋?”的道理一樣，不可能不發(fā)生差錯。為了保證一定會計期間所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)在賬戶記錄上的正確性，有必要在一定的會計期末對賬戶記錄進行試算平衡。由于借貸記賬法是以“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”會計等式為其基本依據(jù)，以“有借必有貸，借貸必相等”為記賬規(guī)則的。因此，借貸的平衡關(guān)系不僅體現(xiàn)在每一筆會計分錄中，而且也反映在全部賬戶的關(guān)系上。其主要表現(xiàn)是：
全部賬戶本期借方發(fā)生額合計=全部賬戶本期貸方發(fā)生額合計
全部賬戶期初借方余額合計=全部賬戶期初貸方余額合計
全部賬戶期末借方余額合計=全部賬戶期末貸方余額合計
應(yīng)當(dāng)注意的是：試算平衡只是檢查賬戶記錄是否正確的一種方法。如果試算結(jié)果借貸雙方不平衡，則可以肯定賬戶發(fā)生了記錄或計算的錯誤;如果試算結(jié)果借貸雙方平衡，一般也只能證明賬戶記錄本身的正確性，而不能保證賬簿記錄的絕對正確性。這是因為試算平衡正如“下雨則能肯定天上有云，而有云未必就一定下雨”的道理一樣，它只是記賬正確性的必要條件，而非充要條件。試算平衡對于賬戶記錄出現(xiàn)雙方重記、漏記、會計科目用錯、借貸方向記錯和同方向串戶等不影響賬戶平衡關(guān)系問題的檢查是沒有意義的。
