畢業(yè)季一結(jié)束，成千上萬(wàn)的學(xué)生離開(kāi)校園，走向職場(chǎng)。你準(zhǔn)備好進(jìn)入職場(chǎng)了嗎?曉曉專(zhuān)門(mén)為職場(chǎng)新人開(kāi)了一門(mén)必修課，講了這些你初入職場(chǎng)應(yīng)該知道的事情。歡迎轉(zhuǎn)發(fā)給朋友圈或者發(fā)給剛畢業(yè)的朋友。
電子郵件是現(xiàn)代工作場(chǎng)所中最常用的辦公工具。它突破了時(shí)間和空間的限制，可以實(shí)現(xiàn)方便的通知和信息交換。但是如何利用它來(lái)使交流適當(dāng)而高效是非常講究的。今天，曉曉將為你帶來(lái)這個(gè)職場(chǎng)新人必修課的第一課，讓它成為你初入職場(chǎng)時(shí)的得力助手。
好的郵件應(yīng)該是什么樣子的?
收件人和抄送收件人應(yīng)選擇恰當(dāng)，主題明確，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出，要求明確，簽名恰當(dāng)，附件正確，格式工整美觀。
怎么寫(xiě)郵件?
電子郵件由收件人(抄送/秘密送達(dá))+主題+郵件正文+附件+發(fā)件人簽名組成。
收件人/抄送
職場(chǎng)新人最常犯的錯(cuò)誤有:
1.把大量與郵件涉及事項(xiàng)無(wú)關(guān)的人放入收件人，制造大量垃圾郵件，對(duì)大家的工作造成騷擾;
我見(jiàn)過(guò)同事只需要開(kāi)一個(gè)涉及跨部門(mén)溝通的會(huì)議，除了參會(huì)人員，還要發(fā)給公司所有領(lǐng)導(dǎo)。參與者回復(fù)時(shí)，選擇全部回復(fù)，郵箱里一次有十幾封郵件;最后領(lǐng)導(dǎo)不知所措，群發(fā)郵件給全公司，要求郵件不要發(fā)給無(wú)關(guān)人員。
2.把那些必須回復(fù)郵件內(nèi)容的人放在CC列表里，別人會(huì)忽略，對(duì)工作有負(fù)面影響。
3.在公司內(nèi)部交流時(shí)，公司外部的人會(huì)被添加到抄送列表中。
比如在和公司同事溝通項(xiàng)目進(jìn)展的時(shí)候，覺(jué)得這個(gè)信息要和合伙人同步，就把公司外的人加到了CC列表里。也許你的郵件內(nèi)容沒(méi)有問(wèn)題，但是誰(shuí)能保證別人回復(fù)的內(nèi)容適合外人知道呢?與外界溝通時(shí)，一定要保證信息接口的唯一性，杜絕內(nèi)部溝通與外部溝通混為一談的情況。
正確的答案應(yīng)該是:
收件人和抄送人都是與所涉事項(xiàng)相關(guān)的人。收件人選擇直接方，即需要知道或回復(fù)郵件內(nèi)容，而抄送人只是讓他知道，不需要對(duì)方回復(fù)，即使郵件被對(duì)方忽略，也不會(huì)有任何影響。
當(dāng)郵件內(nèi)容涉及重要事項(xiàng)，你認(rèn)為有必要讓你的直屬上級(jí)知道時(shí)，可以給你的直屬上級(jí)發(fā)一份。除非有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參與或直接上級(jí)授權(quán)，否則嚴(yán)禁超派。
主題。
郵件主題通常的格式是:涉及的主要事項(xiàng)+收件人需要做出的回復(fù)動(dòng)作，如“請(qǐng)回復(fù)某項(xiàng)目的合作計(jì)劃”、“請(qǐng)審核某渠道的合作協(xié)議”等。
在同一封郵件中，要求主題是單一的，并討論一個(gè)案例。尤其禁止在一封電子郵件中放入幾個(gè)不相關(guān)的東西。
如果郵件中涉及的內(nèi)容緊急或特別重要，需要收件人優(yōu)先關(guān)注，也可以在主題中用具體形容詞進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，如“[緊急]某項(xiàng)目付款申請(qǐng)，請(qǐng)回復(fù)”、“最新修訂的[重要]業(yè)務(wù)管理規(guī)范，請(qǐng)閱讀”
最忌諱的:
1)無(wú)話題:一封無(wú)腦的郵件會(huì)讓人直接懷疑你的專(zhuān)業(yè)性和工作態(tài)度。
2)上傳附件的文件名默認(rèn)直接作為郵件主題，沒(méi)有明確的收件人回復(fù)動(dòng)作要求:這很容易被收件人忽略，可能會(huì)因未及時(shí)回復(fù)而影響工作。
3)話題很多，同一封郵件包含很多不相關(guān)的話題。
文字。
正文要求簡(jiǎn)潔，有邏輯，有重點(diǎn)，要求明確。
寫(xiě)正文的時(shí)候，不僅要從自己專(zhuān)業(yè)判斷的角度提供最重要的信息，還要站在接受者的角度思考。他收到郵件并回復(fù)時(shí)需要知道哪些信息?你需要在郵件正文里提供他提前做決定時(shí)需要知道的背景信息。
郵件正文要采用金字塔結(jié)構(gòu)(強(qiáng)烈推薦《金塔原理》這本書(shū)，對(duì)你職場(chǎng)公文寫(xiě)作會(huì)很有幫助)，即結(jié)論第一，下面是對(duì)結(jié)論的層層講解，最后需要回復(fù)。
所以郵件正文會(huì)先說(shuō)明郵件是關(guān)于什么的，收件人需要做出什么回應(yīng);然后提供背景信息、情況描述、響應(yīng)時(shí)間要求等。，最后請(qǐng)求響應(yīng)。
如果收件人需要在這個(gè)話題上做出不同的決定，可以在正文中逐一列出，讓收件人坐好，快速回復(fù)。
對(duì)于文本中特別重要并且需要收件人特別注意的信息，可以用粗體或其他顏色和字體進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。
文本寫(xiě)作中最常見(jiàn)的問(wèn)題是:
1.正文中的主要信息缺失，無(wú)法為收件人提供決策或回應(yīng)的參考依據(jù)，需要收件人反復(fù)溝通了解情況，極大影響工作效率。
2.正文信息豐富，包含大量無(wú)關(guān)或不相關(guān)的信息，沒(méi)有邏輯和重點(diǎn)，給收件人造成過(guò)多信息的負(fù)擔(dān)，影響收件人的快速反應(yīng)。
我們來(lái)看一個(gè)例子。這是一封發(fā)給公司法律事務(wù)部和主管領(lǐng)導(dǎo)的電子郵件，申請(qǐng)批準(zhǔn)并蓋章合作協(xié)議:
女士們先生們:
附件是要和A公司簽訂的版權(quán)合作協(xié)議，使用的是之前已經(jīng)法務(wù)審核過(guò)的協(xié)議模板，對(duì)方?jīng)]有修改。請(qǐng)回復(fù)并蓋章。
以下是合作內(nèi)容和份額比例:1。合作內(nèi)容:甲方提供節(jié)目?jī)?nèi)容運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，乙方提供節(jié)目?jī)?nèi)容資源，雙方合作向授權(quán)平臺(tái)注冊(cè)用戶提供節(jié)目?jī)?nèi)容。B.乙方授權(quán)甲方享有節(jié)目?jī)?nèi)容資源的信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)，即通過(guò)授權(quán)平臺(tái)以無(wú)線方式向公眾提供節(jié)目?jī)?nèi)容。C.雙方共同推進(jìn)上述業(yè)務(wù)，分享合作內(nèi)容的利益。2.分成比例:雙方以甲方提供的結(jié)算數(shù)據(jù)報(bào)告為結(jié)算依據(jù)�？鄢�40%的經(jīng)營(yíng)者代理費(fèi)和壞賬后(具體比例以實(shí)際結(jié)算單為準(zhǔn))，剩余的信息費(fèi)收入按以下比例分成:甲乙雙方按[5]:[5]的比例分?jǐn)偅醇追较硎躘50]%，乙方享受[50]%。
請(qǐng)回復(fù)。
謝謝!
關(guān)于申請(qǐng)審批的郵件，法務(wù)部和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)關(guān)心哪些問(wèn)題?
1)協(xié)議是標(biāo)準(zhǔn)模板還是逐案條款?如果是標(biāo)準(zhǔn)模板，對(duì)方修改過(guò)嗎?2)合作內(nèi)容是什么，合作方式是什么，比例是多少?
基于收件人的關(guān)注，電子郵件正文首先表明本協(xié)議使用的是經(jīng)過(guò)法律部門(mén)審核的標(biāo)準(zhǔn)化模板，另一方?jīng)]有對(duì)條款進(jìn)行任何更改。現(xiàn)在需要所有相關(guān)人員審批蓋章。
這有什么意義?一是法律事務(wù)不需要逐一審核條款，可以立即回復(fù);第二，領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)的時(shí)候也可以知道法律風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)被法律人員掌握了，只需要看看合作經(jīng)營(yíng)條件是否合適。
雖然郵件附件中對(duì)合作內(nèi)容、合作方式、分享比例等都有詳細(xì)的條款和條件，但是從信息傳遞快捷方便的角度出發(fā)，提取了協(xié)議的核心條款，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間，極大的方便他們查看，也很容易給領(lǐng)導(dǎo)留下好印象。
至于合作伙伴的背景和介紹這次合作的人，這些信息與主題的訴求關(guān)系不大，也不是領(lǐng)導(dǎo)們關(guān)注的焦點(diǎn)，郵件正文完全忽略。
附件。
這個(gè)地方最常見(jiàn)的錯(cuò)誤是忘記上傳附件或者上傳附件不正確，特別容易出現(xiàn)版本錯(cuò)誤，需要在發(fā)郵件前反復(fù)檢查，避免出現(xiàn)這樣的錯(cuò)誤。
如果附件中涉及的內(nèi)容直接關(guān)系到?jīng)Q策或收件人非常關(guān)心的內(nèi)容或數(shù)據(jù)，那么就需要提取核心內(nèi)容，并在正文中體現(xiàn)出來(lái)，這樣收件人就可以一目了然地看到最重要的信息，而無(wú)需打開(kāi)附件，大大節(jié)省了收件人的時(shí)間。
寄件人簽名。
不發(fā)郵件是非常忌諱的，尤其是公司比較大或者你和收件人不熟的時(shí)候，不發(fā)郵件會(huì)讓人心不在焉。或者有特殊緊急情況需要馬上和你溝通，除了郵件沒(méi)有其他渠道。
您可以在郵箱系統(tǒng)中設(shè)置簽名，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)支付。簽名一般包括姓名、職位(可省略)、公司名稱、郵寄地址、手機(jī)、座機(jī)、郵箱、即時(shí)通訊賬號(hào)。
郵件格式要點(diǎn)。
郵件格式相當(dāng)于人的外表，至少整潔大方，讓人會(huì)有興趣了解你的內(nèi)涵。最基本的要求是整齊美觀:字體統(tǒng)一，字體大小相對(duì)一致，段落前左對(duì)齊均勻，段落間距一致，段落前留一個(gè)空行，不超過(guò)3種顏色，無(wú)熒光字體。
我最怕的是郵件大小忽大忽小，段落參差不齊，段落間距忽寬忽窄，或者使用了彩色字體。這樣的郵件真的是火眼金睛，不能讓人有興趣看，更直接給人的印象是發(fā)件人邋遢不整潔。
需要自動(dòng)換行，避免使用手動(dòng)換行，用電腦郵箱收的時(shí)候可能很正常，但是用手機(jī)收的時(shí)候會(huì)斷一個(gè)完整的句子。
發(fā)送電子郵件后糾正跟蹤姿勢(shì)。
發(fā)完郵件一切都會(huì)好嗎?當(dāng)然不是。
第一，如果郵件很重要，你需要通過(guò)電話或即時(shí)通訊工具發(fā)送郵件提醒收件人接收，并提醒他們需要的回復(fù)，以確保他們已經(jīng)收到并知道他們需要做什么。系統(tǒng)自帶的收據(jù)是沒(méi)有用的，因?yàn)橛行┤思词故盏揭部赡軙?huì)不經(jīng)意的忽略掉。這在重要的商務(wù)溝通中尤為重要。
其次，你需要積極跟進(jìn)響應(yīng)的進(jìn)度，尤其是時(shí)間緊迫的問(wèn)題。你必須積極跟進(jìn)每個(gè)需要決策的人的反饋，提醒并督促他們確保在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成。
第三，如果有必要告知相關(guān)人員最新的進(jìn)展情況，最好是在最后一封郵件的基礎(chǔ)上全部回復(fù)，這樣同一主題的活動(dòng)進(jìn)展情況就可以盡可能體現(xiàn)在一封郵件中。也方便查看關(guān)于此事歷史的當(dāng)前信息。
收到郵件后正確的處理姿勢(shì)。
無(wú)論你是在收件人還是抄送，你都需要看郵件是否需要自己回復(fù)。不是每個(gè)人都會(huì)有意識(shí)地把需要回應(yīng)的人放在接受者當(dāng)中。
如有需要，盡快回復(fù)。即使暫時(shí)無(wú)法做出決定，也可以回復(fù)郵件已經(jīng)收到，會(huì)盡快回復(fù)或者在一定時(shí)間之前回復(fù)。這會(huì)給人留下你對(duì)工作反應(yīng)迅速的好印象。對(duì)于不能立即回復(fù)的，可以在郵件中添加一個(gè)星號(hào)，提醒自己及時(shí)處理。
是回復(fù)發(fā)件人還是大家，要看情況。如果您的回復(fù)操作與其他收件人相關(guān)，請(qǐng)回復(fù)所有人;如果沒(méi)有聯(lián)系，也沒(méi)必要回復(fù)大家。
例如，運(yùn)營(yíng)商向所有合作伙伴發(fā)送電子郵件，讓他們給出反饋�；貜�(fù)的時(shí)候是回復(fù)發(fā)件人還是回復(fù)所有人?當(dāng)然，回復(fù)發(fā)件人就行了。有時(shí)候看到有的員工在提交信息的時(shí)候回復(fù)大家，也可能涉及到公司的重要信息，真是無(wú)語(yǔ)。
