在一個(gè)企業(yè)中對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目造成最大影響的因素是項(xiàng)目的人力資源管理方面。對(duì)于大部分企業(yè)而言其組織的架構(gòu)都是功能型組織架構(gòu)。因此對(duì)于企業(yè)的項(xiàng)目進(jìn)行人力資源方面的管理時(shí)，形成的組織架構(gòu)是一種弱矩陣型，也就是說項(xiàng)目的推進(jìn)很大程度上受到相關(guān)部門行政領(lǐng)導(dǎo)的支配。
一、信息系統(tǒng)項(xiàng)目的問題點(diǎn)
目前許多企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理還沒有規(guī)范化，而且一些項(xiàng)目經(jīng)理缺少項(xiàng)目管理相關(guān)知識(shí)，因此在許多企業(yè)內(nèi)部，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理存在著大量問題。在該部分，筆者主要是談及問題點(diǎn)，在下面的章節(jié)將主要談?wù)撊绾胃倪M(jìn)存在的不足，加強(qiáng)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的管理，保證項(xiàng)目的成功。企業(yè)IT系統(tǒng)項(xiàng)目的一般過程如下表所示：(注：本文探討的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理主要指軟件開發(fā)項(xiàng)目管理)
以上過程從第2步開始，即項(xiàng)目書獲得決策層批準(zhǔn)就是項(xiàng)目的啟動(dòng)。之后進(jìn)入了項(xiàng)目的規(guī)劃和執(zhí)行階段，第9步的驗(yàn)收為項(xiàng)目的結(jié)尾階段。可以說以上信息系統(tǒng)項(xiàng)目的各階段定義和劃分也是比較清楚的。但是無論從書籍、報(bào)刊還是筆者的經(jīng)歷，都說明了企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目存在各種各樣的問題，導(dǎo)致許多項(xiàng)目延期、超預(yù)算甚至失敗。下面筆者將從項(xiàng)目管理的9大知識(shí)體系的角度對(duì)如上所述的企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中容易存在的問題進(jìn)行探討。
1.1項(xiàng)目人力資源管理
在本文中將人力資源管理排列在第一位是因?yàn)槿肆Y源管理在企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中存在著很大的隱患。首先許多企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)是一種非常弱的矩陣型，這導(dǎo)致的結(jié)果是項(xiàng)目成員主要向自己的行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，因此當(dāng)項(xiàng)目組成員的行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的支持不足時(shí)，必然導(dǎo)致項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目不重視，項(xiàng)目小組很難形成一個(gè)具有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。其次對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理的人選也存在著以行政級(jí)別來確定項(xiàng)目經(jīng)理的現(xiàn)象，因此在許多企業(yè)信息項(xiàng)目的管理中，項(xiàng)目經(jīng)理由于同時(shí)是某個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，因此沒有足夠的時(shí)間對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，導(dǎo)致項(xiàng)目處于一種“無政府”狀態(tài)。
1.2項(xiàng)目綜合管理
項(xiàng)目綜合管理的目的是將貫穿于整個(gè)項(xiàng)目過程的計(jì)劃、執(zhí)行和控制給出總體的方針，關(guān)注于如何確保項(xiàng)目的各元素協(xié)調(diào)一致的過程。包括項(xiàng)目計(jì)劃制定、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行和綜合變更控制三個(gè)部分的內(nèi)容。但是我們?cè)趯?shí)際的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中最容易見到的一個(gè)現(xiàn)象就是項(xiàng)目工期一次又一次的延期，項(xiàng)目的內(nèi)容不停地變更，用戶部門、IT部門和開發(fā)商很難達(dá)成一致的意見。其實(shí)問題就出在項(xiàng)目計(jì)劃制定考慮不周全、項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)管理不到位以及沒有很好的項(xiàng)目變更控制系統(tǒng)(流程)。
1.3項(xiàng)目范圍管理
項(xiàng)目范圍管理首先是項(xiàng)目的啟動(dòng)，項(xiàng)目的啟動(dòng)在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行的過程中起著相當(dāng)重要的作用。一般的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)都會(huì)有企業(yè)的決策層人員參加，因此在啟動(dòng)會(huì)上除了介紹項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容外，這也是一個(gè)介紹項(xiàng)目如何管理的好地方。但是，我們可以發(fā)現(xiàn)許多項(xiàng)目沒有很好地利用啟動(dòng)會(huì)的機(jī)會(huì)確認(rèn)管理的手段和方法。由于信息系統(tǒng)項(xiàng)目先天屬于弱矩陣型，因此導(dǎo)致一些項(xiàng)目管理方法無法實(shí)施。
在范圍定義過程中，我們會(huì)使用工作分解結(jié)構(gòu)(workbreakdownstructure)。這時(shí)許多企業(yè)容易犯的錯(cuò)誤是工作分解結(jié)構(gòu)太粗糙，尤其是在有供應(yīng)商參與的情況下，將許多細(xì)節(jié)的工作交給供應(yīng)商就萬事大吉了。當(dāng)然，供應(yīng)商在開發(fā)中有自己特殊的優(yōu)勢(shì)，但是企業(yè)(尤其是IT部門)必須對(duì)供應(yīng)商制定的工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行仔細(xì)的審核，結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)提出改進(jìn)意見。此外，也需要認(rèn)識(shí)到中國(guó)目前軟件業(yè)很不規(guī)范，許多小企業(yè)項(xiàng)目管理也較為混亂。
關(guān)于范圍變更的問題在許多軟件項(xiàng)目中都不可避免，項(xiàng)目管理人員要做的就是控制項(xiàng)目范圍變更對(duì)系統(tǒng)的影響。在項(xiàng)目中最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是一味遷就用戶部門的變更請(qǐng)求，導(dǎo)致項(xiàng)目一再延期，由于時(shí)間延期需求又有所變更，進(jìn)入了一個(gè)惡性循環(huán)的怪圈。因此在信息系統(tǒng)項(xiàng)目中，必須對(duì)項(xiàng)目范圍變更進(jìn)行嚴(yán)格的控制，集中精力快速解決關(guān)鍵問題。
1.4項(xiàng)目時(shí)間管理
在項(xiàng)目范圍管理部分已經(jīng)指出，許多企業(yè)的工作分解結(jié)構(gòu)比較粗糙，這樣導(dǎo)致的直接結(jié)果就是對(duì)于每一個(gè)任務(wù)的估計(jì)可能誤差就比較大。其次由于項(xiàng)目的范圍經(jīng)常變更，導(dǎo)致項(xiàng)目的時(shí)間不斷的延期，造成這一現(xiàn)象的一部分原因就是需求分析時(shí)沒有了解“真正”的需求，其他的原因包括用戶部門、IT部門和開發(fā)商缺少深入的溝通，對(duì)于需求的理解沒有達(dá)成一致。另外在企業(yè)中導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間管理困難的原因是企業(yè)的信息規(guī)劃前瞻性不足，導(dǎo)致許多項(xiàng)目被逼上馬，因此工期非常緊張，而供應(yīng)商在招投標(biāo)時(shí)為了能夠中標(biāo)，不得不在標(biāo)書中表明可以按期完成。而一旦進(jìn)入項(xiàng)目的執(zhí)行期間就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的不斷延期。此外導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間管理困難的一個(gè)重要因素是對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)分析不足，由于用戶部門、IT部門和開發(fā)商缺少對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的溝通，導(dǎo)致對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不足，一旦風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，缺少應(yīng)對(duì)的方法。
1.5項(xiàng)目成本管理
在企業(yè)進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目前一般會(huì)有一個(gè)初步的成本估算。在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)會(huì)進(jìn)一步估算成本。由于許多企業(yè)在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)對(duì)項(xiàng)目的成本構(gòu)成估算較為粗糙，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)和供應(yīng)商的投標(biāo)價(jià)格相差很大。此外，有些企業(yè)缺少信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本估計(jì)的有效工具，因此在和供應(yīng)商溝通時(shí)只能就總額進(jìn)行討論，而不能就細(xì)節(jié)進(jìn)行深入的討論。目前在國(guó)內(nèi)，企業(yè)和信息系統(tǒng)項(xiàng)目的供應(yīng)商(軟件開發(fā)商)的關(guān)系不是一種深入?yún)f(xié)作的關(guān)系，因此供應(yīng)商內(nèi)部的各種運(yùn)營(yíng)信息企業(yè)無法詳細(xì)了解，甚至某些時(shí)候企業(yè)也在防止供應(yīng)商了解更多的相關(guān)信息。由于需求方和提供方信息無法共享，因此某些項(xiàng)目的報(bào)價(jià)透明性較低。筆者曾經(jīng)經(jīng)歷過一個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目，開發(fā)商明知投標(biāo)價(jià)格無法完成項(xiàng)目的情況下為了中標(biāo)還是按此價(jià)格投標(biāo)，導(dǎo)致最后的項(xiàng)目失敗，開發(fā)商賠款，企業(yè)白白損失了幾個(gè)月的時(shí)間，影響了某些業(yè)務(wù)的開展。
1.6項(xiàng)目質(zhì)量管理
規(guī)范的軟件公司對(duì)于軟件質(zhì)量能夠有效的控制，可以保證軟件的質(zhì)量達(dá)到預(yù)期的效果。但是在國(guó)內(nèi)許多軟件公司的規(guī)范性就比較差，筆者也曾經(jīng)歷過多次和這些軟件公司共同工作的經(jīng)歷。企業(yè)之所以選擇這樣的開發(fā)商是由性價(jià)比決定的，當(dāng)然在選擇這樣的供應(yīng)商時(shí)也會(huì)考慮到軟件的規(guī)模和重要度。企業(yè)在和供應(yīng)商合作開發(fā)項(xiàng)目時(shí)容易犯的錯(cuò)誤是把項(xiàng)目管理的控制過程完全交給供應(yīng)商，只對(duì)結(jié)果進(jìn)行控制。那么導(dǎo)致的問題就是每次檢查結(jié)果時(shí)都不滿意，導(dǎo)致三方(用戶、IT部門和開發(fā)商)關(guān)系緊張。造成的原因是在質(zhì)量規(guī)劃階段缺少對(duì)每個(gè)工作(任務(wù))的質(zhì)量要求，這個(gè)要求還需要考慮到供應(yīng)商的現(xiàn)狀，而且必須是切實(shí)可行的。因此在和這樣的供應(yīng)商合作進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目開發(fā)時(shí)，必須要做到和供應(yīng)商一起成熟的心里準(zhǔn)備。
1.7項(xiàng)目溝通管理
企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功運(yùn)作取決于用戶、IT部門和開發(fā)商良好的溝通。因此溝通管理非常重要，如何協(xié)調(diào)各方，如何使得相關(guān)信息能夠在各方共享是一個(gè)非常需要關(guān)注的課題。在溝通上容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤就是項(xiàng)目組中的人員各自為政。在前面也提到過，企業(yè)內(nèi)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一般是弱矩陣型，因此日常有自己部門內(nèi)的工作，而開發(fā)商日常工作又在自己的公司，這導(dǎo)致問題的解決經(jīng)常拖延。另外一個(gè)比較容易犯的錯(cuò)誤為在定期的例會(huì)中，許多項(xiàng)目成員不能準(zhǔn)時(shí)參加，這也導(dǎo)致一些信息在例會(huì)中不能共享，一些決策在會(huì)議中不能決定。在筆者經(jīng)歷的幾個(gè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目中，溝通一直存在著障礙，而這個(gè)障礙產(chǎn)生的根本原因是項(xiàng)目的人力資源管理采用的是弱矩陣的形式。真正對(duì)項(xiàng)目有決定權(quán)的是行政領(lǐng)導(dǎo)，而行政領(lǐng)導(dǎo)卻沒有時(shí)間當(dāng)好項(xiàng)目經(jīng)理。
1.8項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理
項(xiàng)目一般都有風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的前提是必須能夠識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，在識(shí)別的基礎(chǔ)上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性和定量的分析，從而采取相應(yīng)的對(duì)應(yīng)措施。一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生我們才能夠有效地避免或降低風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的不利影響。信息系統(tǒng)項(xiàng)目經(jīng)常失敗或者延期的一個(gè)重要原因是對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)控制不夠，甚至有些企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目沒有任何的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃。
1.9項(xiàng)目采購(gòu)管理
在本文中所描述的信息系統(tǒng)項(xiàng)目一般是按照公司招投標(biāo)流程來進(jìn)行采購(gòu)，這里就不再詳細(xì)論述。
二、如何保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功
一個(gè)項(xiàng)目成功的標(biāo)志是在計(jì)劃的時(shí)間使用計(jì)劃的資源獲得預(yù)期質(zhì)量的產(chǎn)品。但是對(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理而言這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)非常難于達(dá)到。在第一部分討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理過程中容易出現(xiàn)的問題點(diǎn)。在該部分將會(huì)就以上出現(xiàn)的問題點(diǎn)進(jìn)行探討，需要說明的是在這里將不再按照項(xiàng)目管理的9大知識(shí)體系結(jié)構(gòu)來一一進(jìn)行探討。在這里是將會(huì)對(duì)筆者認(rèn)為導(dǎo)致項(xiàng)目不成功最根本的原因在這里進(jìn)行討論，尋求解決的辦法。
在一個(gè)企業(yè)中對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目造成最大影響的因素是項(xiàng)目的人力資源管理方面。對(duì)于大部分企業(yè)而言其組織的架構(gòu)都是功能型組織架構(gòu)。因此對(duì)于企業(yè)的項(xiàng)目進(jìn)行人力資源方面的管理時(shí)，形成的組織架構(gòu)是一種弱矩陣型，也就是說項(xiàng)目的推進(jìn)很大程度上受到相關(guān)部門行政領(lǐng)導(dǎo)的支配。此外由于許多企業(yè)對(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目的重視程度不足，導(dǎo)致對(duì)于一些信息項(xiàng)目的推動(dòng)只是自下而上的推動(dòng)，而自上而下的支持不足。如何才能保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)由弱矩陣型向項(xiàng)目型轉(zhuǎn)變，如何才能讓各業(yè)務(wù)部門能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)項(xiàng)目給予充分的重視和支持?這是一個(gè)很大的問題，在這里不作詳細(xì)的展開，但是必須強(qiáng)調(diào)的是這是和IT部門在企業(yè)中的地位以及IT在企業(yè)中的作用是分不開的，當(dāng)然IT部門在企業(yè)內(nèi)也必須進(jìn)行廣泛的培訓(xùn)和宣傳，尤其是爭(zhēng)取得到企業(yè)的決策層和各管理層人員的支持。對(duì)于企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目而言，人力資源的管理是基礎(chǔ)，只有信息系統(tǒng)項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)能夠成為項(xiàng)目型的組織機(jī)構(gòu)，才能保證項(xiàng)目管理的其他方面得以順利實(shí)施。舉個(gè)例子來說，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理如果由于業(yè)務(wù)部門的原因無法安排項(xiàng)目成員的工作，那么我們很難想象項(xiàng)目的時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理等能夠得到有效的運(yùn)用。當(dāng)然，為了保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功，項(xiàng)目經(jīng)理必須具有如下的素質(zhì)：(1)精通相關(guān)業(yè)務(wù);(2)具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力;(3)具有IT相關(guān)專業(yè)知識(shí);(4)較強(qiáng)的項(xiàng)目管理能力;(5)其他相關(guān)管理能力。
信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功需要按照3S(簡(jiǎn)單、集中、速度)來推進(jìn)，這是在項(xiàng)目的綜合管理中必須的原則。計(jì)算機(jī)是聰明的笨蛋，計(jì)算機(jī)的聰明之處在于其強(qiáng)大的計(jì)算能力，計(jì)算機(jī)的愚笨指出在于無法對(duì)環(huán)境的改變進(jìn)行識(shí)別和判斷。因此才有專家學(xué)者提出了“大成智慧系統(tǒng)”也就是利用人和計(jì)算機(jī)的各自優(yōu)點(diǎn)形成一個(gè)能夠處理許多復(fù)雜問題的智慧系統(tǒng)。因此在進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目的時(shí)候，必須充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的智慧，避開計(jì)算機(jī)的“短處”。這就要求信息系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是一個(gè)具有鉆研精神的團(tuán)隊(duì)，企業(yè)的許多業(yè)務(wù)需求對(duì)于人而言是比較簡(jiǎn)單和理所當(dāng)然的，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)而言可能就難于處理了。因此必須將許多現(xiàn)實(shí)中的許多業(yè)務(wù)過程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和簡(jiǎn)單化。這里的簡(jiǎn)單化需要大量精力的投入，只有在了解了問題的本質(zhì)之后才能將復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化。目標(biāo)簡(jiǎn)單明確是保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一。當(dāng)業(yè)務(wù)部門認(rèn)識(shí)到IT系統(tǒng)可以帶來效率的提高的同時(shí)，必須防止一個(gè)傾向——IT技術(shù)萬能，因此在信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理過程中，必須防止一種希望將業(yè)務(wù)工作完全由計(jì)算機(jī)來代替的傾向，也就是說必須對(duì)需求進(jìn)行篩選，尤其是在許多業(yè)務(wù)首次進(jìn)行信息化改造的時(shí)候，必須把我80-20原則。信息系統(tǒng)項(xiàng)目應(yīng)該將目標(biāo)鎖定在那些20%的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程上，這些流程的電子化可以顯著地改善業(yè)務(wù)。“速度”是一個(gè)關(guān)系到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣的問題，這里的速度不是簡(jiǎn)單地指項(xiàng)目要在短時(shí)間內(nèi)完成，而是指項(xiàng)目的推進(jìn)過程必須設(shè)置長(zhǎng)短合適的里程碑，項(xiàng)目全體成員需要盡力保證里程碑可以按計(jì)劃完成，以便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以有一種成就感，保持工作的積極性�；蛘邔�(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目，可以采取統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施的方法，保證每一步實(shí)施的項(xiàng)目的高效完成。
許多企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目都有開發(fā)商的配合，因此如何協(xié)調(diào)企業(yè)和開發(fā)商的關(guān)系也是保證項(xiàng)目成功的一個(gè)非常重要的因素。對(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目，筆者傾向于采用外包的方式，因?yàn)楹线m的開發(fā)商更為專業(yè)，更為高效。《改變世界的機(jī)器》作者描述了大規(guī)模生產(chǎn)和精益生產(chǎn)中主機(jī)廠和供應(yīng)商關(guān)系的不同。在大規(guī)模生產(chǎn)中主機(jī)廠和供應(yīng)商的關(guān)系是一種“鉤心斗角”的關(guān)系，一種為了各自的利益而相互斗爭(zhēng)的關(guān)系。而在精益生產(chǎn)中主機(jī)廠和供應(yīng)商的關(guān)系是一種win-win的關(guān)系，是一種合作的關(guān)系。在筆者經(jīng)歷的許多信息系統(tǒng)項(xiàng)目工作中感受到了當(dāng)企業(yè)和開發(fā)商相互不信任，不采取win-win的態(tài)度進(jìn)行談判時(shí)，所耗費(fèi)的成本也是非常驚人的。因此在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中必須和開發(fā)商形成一種精益生產(chǎn)的模式。當(dāng)然在國(guó)內(nèi)目前還存在著許多問題導(dǎo)致許多企業(yè)和開發(fā)商難于形成合作伙伴的關(guān)系，但是筆者認(rèn)為對(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目而言，一個(gè)穩(wěn)定的長(zhǎng)期合作伙伴是一筆難得的財(cái)富。
三、總結(jié)
企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理一般容易犯的錯(cuò)誤如下：
●人力資源管理中的弱矩陣型，導(dǎo)致不能有效地進(jìn)行時(shí)間管理、質(zhì)量管理和溝通管理。
●在綜合管理方面缺少綜合變更控制管理。
●范圍管理不夠精細(xì)，增大了時(shí)間管理和質(zhì)量管理的難度，并且造成了不斷的范圍管理變更。
●缺少對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和約束的分析，導(dǎo)致許多項(xiàng)目不停的延期。
●許多企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的目標(biāo)是盡可能少花錢，而不是獲取最大的投資回報(bào)。
如何才能保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功實(shí)施筆者給出了以下建議：
●改變信息系統(tǒng)項(xiàng)目功能型組織機(jī)構(gòu)模式為項(xiàng)目型組織機(jī)構(gòu)，保證項(xiàng)目管理的各種方法可以順利運(yùn)用。
●信息系統(tǒng)項(xiàng)目采用3S進(jìn)行推進(jìn)。
●構(gòu)建和開發(fā)商WIN-WIN的精益合作方式。
