記賬憑證是重要的會計核算資料。它是本單位財會人員根據(jù)審核無誤的原始憑證填制的，載有反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄及簡要內(nèi)容，直接作為記賬依據(jù)的書面文件。記賬憑證的主要作用在于對原始憑證進行歸類整理，運用賬戶和借貸記賬法編制會計分錄，為登記賬簿提供依據(jù)。因此，所有記賬憑證都應(yīng)滿足記賬的要求，都必須具備下列基本內(nèi)容：1.記賬憑證的名稱。2.填制憑證的日期和憑證的編號。3.經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。4.記賬符號、賬戶(包括一級、二級或明細賬戶)名稱和金額。5.所附原始憑證的張數(shù)。6.填制單位的名稱及有關(guān)人員簽章。
在記賬憑證的編寫過程中，記賬憑證摘要作為一項會計基礎(chǔ)工作，它的填寫直接影響到財務(wù)管理部門會計賬簿的質(zhì)量。摘要填寫的質(zhì)量可以反映一個單位財務(wù)管理的水平、會計基礎(chǔ)工作的質(zhì)量和會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。摘要填制的簡明準(zhǔn)確，可以對財務(wù)分析、查詢起到事半功倍的效果。
二、會計實踐中如何填制高校記賬憑證摘要欄
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的變化，新生事物不斷產(chǎn)生，高校新的會計業(yè)務(wù)層出不窮，需要核算的經(jīng)濟業(yè)務(wù)也在不斷擴大和發(fā)展�，F(xiàn)結(jié)合高校會計實踐，針對會計核算中遇到的一些常見事項，分別探討一下記賬憑證摘要欄的填寫。
(一)一般業(yè)務(wù)
1.收入核算的處理。高校收入來源渠道很多，有財政撥款、科研劃撥、捐贈收入、學(xué)費收入、罰沒收入、代管性質(zhì)的收入、銀行或金融機構(gòu)貸款等。這類業(yè)務(wù)在日常的管理活動中經(jīng)常需要核對、查詢、分析。因此，這類摘要一般要注明收入的性質(zhì)，內(nèi)容盡量完整、詳細。比如：“某月收教育廳撥款”、“收5月—8月招商銀行利息”、“收會計學(xué)院05級03班學(xué)生學(xué)費”等。
2.發(fā)放性質(zhì)的業(yè)務(wù)處理。高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的勞務(wù)費用、獎勵費用、安家費、喪葬補助及遺屬費等。這類性質(zhì)的業(yè)務(wù)往往需要核對和經(jīng)常查詢。因此，這類業(yè)務(wù)的摘要在填制時要注明發(fā)放對象、發(fā)放性質(zhì)。例如：“統(tǒng)計學(xué)院王某領(lǐng)引進人才安家費”、“國資處李某報喪葬補助費”、“發(fā)放2007—2008年度本科生獎學(xué)金”等。摘要中注明發(fā)放對象，方便以后的賬務(wù)核對及查詢。
3.日常采購業(yè)務(wù)的處理。在日常工作中，經(jīng)常會發(fā)生購置辦公用品、試驗材料、圖書、固定資產(chǎn)、紀(jì)念品等業(yè)務(wù)。針對這類業(yè)務(wù)，摘要欄應(yīng)填寫為“某單位某人報某物”。例如：“管理學(xué)院張三購買打印紙花費現(xiàn)金180元”，摘要為“管理學(xué)院張三報打印紙”、“宣傳部李某報U盤”、“院辦張某報專家禮品”等等。如果經(jīng)辦人將多種用途的原始單據(jù)一并報銷，會計人員應(yīng)將不同用途的原始單據(jù)分別歸類，分別制作記賬憑證。對金額較小的物品可以不再單獨制單而在摘要欄中用“等”表示。
4.差旅費的處理。在日常的會計核算中，差旅費的核算業(yè)務(wù)量比較大。差旅費的核算范圍主要包括會議、實習(xí)、調(diào)研、進修培訓(xùn)、出國考察、購物等。針對這類業(yè)務(wù)，摘要欄應(yīng)填寫為“某單位某人報某地某事”。例如：“工程學(xué)院李四去濟南采購材料”，摘要為“工程學(xué)院李四報濟南差費”;“審計處趙二去北京參加培訓(xùn)”，摘要為“審計處趙二報北京培訓(xùn)費”; “教材科張某去杭州采購圖書”，摘要為“教材科張某報杭州圖書采購”……這樣填制摘要欄可以使閱讀者清楚地了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容。
(二)特殊業(yè)務(wù)
1.內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算的處理。高校中的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算包括下屬印刷廠、餐廳、賓館、等向?qū)W校財務(wù)處結(jié)算各部門的印刷費、招待費、住宿費等以及下屬單位需要返還學(xué)校的工資、水電費、上繳利潤等。通常情況這類結(jié)算業(yè)務(wù)比較集中，每月發(fā)生次數(shù)比較少。各種用途的同類性質(zhì)費用比較多，結(jié)算的時間跨度比較長，各相關(guān)院系職能部門對費用后面所附清單基本上已進行過詳細核對，這類憑證的摘要應(yīng)填寫為“某單位結(jié)算某單位什么費用”。例如：“印刷廠結(jié)算會計學(xué)院印刷費”，摘要為“印刷廠潘某結(jié)算會計學(xué)院印刷費”;“第三餐廳結(jié)算院辦的對外招待費”，摘要為“三餐王某結(jié)算院辦招待費”，能讓經(jīng)費使用部門一目了然。對于返還學(xué)校的費用，可以使用“某單位返還2008年3月工資”，“某單位上繳2007年度利潤”等。
2.工資核算的處理。工資結(jié)算憑證附件內(nèi)容比較多，每月發(fā)生的次數(shù)少，業(yè)務(wù)性質(zhì)比較單一。這類業(yè)務(wù)按照工資核算的項目填制比較好，對整張工資憑證來說反映的業(yè)務(wù)內(nèi)容比較清楚，對各費用賬簿來說也能清楚地反映哪個月份的何種工資費用。摘要欄填寫為“發(fā)放某月在職人員基本工資”、“發(fā)放5月離退休人員工資”等等，這種摘要更容易使讀者理解業(yè)務(wù)內(nèi)容。
3.其他核算的業(yè)務(wù)處理。一些不能劃歸到上述類別的核算業(yè)務(wù)，比如分配指標(biāo)、特殊費用、年終結(jié)賬等。這類核算業(yè)務(wù)的摘要需要載明分配什么指標(biāo)、什么性質(zhì)的業(yè)務(wù)等。例如：“分配管理學(xué)院6月份上機費”、“劃撥教務(wù)處2008年經(jīng)費指標(biāo)”、“結(jié)轉(zhuǎn)2007年經(jīng)費結(jié)余”等。
(三)錯賬更正
此項主要是關(guān)于如何更正錯賬。根據(jù)《財政部關(guān)于會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍字，調(diào)減金額用紅字，摘要欄填制為“調(diào)整某月某日某號憑證”。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)用藍字填制一張更正的記賬憑證，摘要欄填寫為“更正某年某月某日某號憑證”。
三、提高摘要欄填制質(zhì)量的要求和途徑
高校新的會計業(yè)務(wù)層出不窮，這對會計從業(yè)人員意味著巨大的挑戰(zhàn)。要改善高校記賬憑證摘要欄的填制，提高會計信息質(zhì)量，會計人員應(yīng)從以下幾方面著手努力：
(一)端正思想認識，增強工作責(zé)任心
會計摘要是財務(wù)信息的重要內(nèi)容，無論對方便日常會計工作，還是加強財務(wù)監(jiān)督，或者是作為檔案資料留存利用都有舉足輕重的作用。因此，會計及其主管人員必須要做到：1.端正思想認識，克服普遍存在的“重數(shù)字金額，輕會計摘要”的心理，重視會計摘要的編寫。2.要增強工作責(zé)任心，以認真、負責(zé)、細致的態(tài)度和要求編寫會計摘要，堅決反對粗枝大葉、馬虎的做法。
(二)熟悉業(yè)務(wù)，掌握經(jīng)濟活動的來龍去脈
會計摘要是用文字等形式反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的一種方法。經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生、發(fā)展是編寫會計摘要的基礎(chǔ)。對經(jīng)濟業(yè)務(wù)了解得越清楚、越透徹，會計摘要就能編寫得越準(zhǔn)確、越精練。因此，會計人員必須熟悉本單位業(yè)務(wù)，掌握資金運動狀況。要勤于學(xué)習(xí)，善于積累，虛心接受新事物，認真研究新問題，在實踐中不斷熟悉業(yè)務(wù)，提高技能。
(三)認真執(zhí)行有關(guān)規(guī)則、準(zhǔn)則，充分發(fā)揮憑證、賬簿及科目的不同用途
現(xiàn)行的借貸記賬法和會計基礎(chǔ)工作規(guī)范一般要求編制記賬憑證是“一事一單”，也允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。
(四)提高自身遣詞造句的能力
1.詳略得當(dāng)。會計摘要的要求是簡單、扼要，要善于掌握適當(dāng)?shù)姆执�，做到既簡明扼要，又能說明問題。不僅能確切地反映出當(dāng)時經(jīng)濟活動的情況，還要為日后的檢查、分析提供可靠的依據(jù)。2.用字精練。會計摘要就是摘錄要點，因此用字必須確切、精練，使用恰當(dāng)?shù)奈淖趾啙嵍髁说乇磉_要點。3.含義清楚。會計摘要不但文字使用要精練，更要考慮語句含義明確、清楚地說明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的基本情況，注意避免模棱兩可的詞句出現(xiàn)。4.書寫要整潔。會計電算化的推廣使會計人員的手工操作大大減少，微機打印的賬簿、憑證一般都很整齊、干凈。但在輸入文字時，一定注意不要出現(xiàn)錯別字，數(shù)字也應(yīng)注意規(guī)范化。
