應收賬款收回數額及期限是否如實關系到小企業(yè)流動資金的狀況、小企業(yè)生產的決策、信用客戶的形象和內部控制對貪污及挪用小企業(yè)款項的抵制等。因此,為維護資金的安全運行,對應收賬款應實行嚴格的內審和內部控制制度,盡管小企業(yè)組織架構可能并不完善,以下幾個方面還是需要引起部門領導和單位負責人的重視。
(1)可靠的人事和明確的責任。要想進行成功的控制,最重要的一個因素就是人的因素。不合格和不誠實的員工會削弱一個系統(tǒng)的作用。雇用、訓練、激勵和管理員工是一項基礎工作。必須視個人的能力、興趣、經驗和可靠程度的不同,分別授予他們權利、責任、和義務。
(2)責任分離與崗位輪換。分離責任、崗位輪換不僅有助于保證精確地編制數據,還限制了需要兩人或多人合伙才能舞弊的機會。
(3)確認壞賬損失要有完整的程序。小企業(yè)確認壞賬損失的條件比較特殊,必須取得充分、確鑿的證據才能予以確認。
(4)對賒銷的權限進行監(jiān)督。賒銷及征信部門有權決定賒銷的對象及數量,但決定必須建立在對信用資料分析的基礎之上,權力屬于全部門,個人的權利不能凌駕于集體之上。