所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報銷，出納員將報銷金額補(bǔ)充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時才全部交回備用金。
實行定額備用金的單位，其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應(yīng)將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫，憑驗收入庫單連同發(fā)票到財務(wù)部門報銷，用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財務(wù)部門報銷。有關(guān)部門或工作人員報銷時，會計人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報銷的金額用現(xiàn)金補(bǔ)給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關(guān)部門或工作人員于中的現(xiàn)金又達(dá)到了核定的限額。
例：大圣公司維修科使用定額備用金制度，金額為1200元。5月14日用現(xiàn)金購買零配件800元，其備用金只剩下400元，次日到財務(wù)科報銷，會計編制付款憑證，出納員補(bǔ)給現(xiàn)金800元，這樣維修科的備用金又達(dá)到了1200元。會計分錄是：
借：管理費用800
貸：現(xiàn)金800
如果5月14日維修科購買零配件實際支付了1400元，由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元，則5月15日報銷時，出納員應(yīng)付給的現(xiàn)金就是1400元，維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復(fù)到1200元。
