什么是備用金?
備用金(國際上也稱暫定金額)是企業(yè)、機關、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織等撥付給非獨立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支等用的款項。備用金應指定專人負責管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪作他用。預支備作差旅費、零星采購等用的備作金，一般按估計需用數(shù)額領取，支用后一次報銷，多退少補。前帳未清，不得繼續(xù)預支。對于零星開支用的備用金，可實行定額備用金制度，即由指定的備用金負責人按照規(guī)定的數(shù)額領取，支用后按規(guī)定手續(xù)報銷，補足原定額。實行定額備用金制度的單位，備用金領用部門支用備用金后，應根據(jù)各種費用憑證編制費用明細表，定期向財會部門報銷，領回所支用的備用金。對于預支的備用金，撥付時可記入“備用金”(或“其他應收款”)科目的借方;報銷和收回余款時記入該科目的貸方。在實行定額備用金制度的單位，除撥付、增加或減少備用金定額時通過“備用金”科目核算外，日常支用報銷補足定額時，都毋須通過該科目而將支用數(shù)直接記入有關成本類科目、費用類科目。
備用金的核定
預算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒�，一般不超過3——5天零星支付所需現(xiàn)金。各預算單位應根據(jù)本單位的業(yè)務量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金額度申請，支付中心依據(jù)預算單位的申請及具體業(yè)務情況審定備用金額度，并簽訂備用金管理責任書。
備用金的使用
備用金主要用于小額零星報銷費用支出，其使用范圍為：除工資統(tǒng)發(fā)項目外的國家規(guī)定對個人的其他支出;出差人員必須隨身攜帶的差旅費;其他確需支付現(xiàn)金的支出等。
用金的管理
各預算單位領取的備用金應按國務院頒發(fā)的《現(xiàn)金管理條例》進行管理，單位所發(fā)生的經(jīng)濟往來，除規(guī)定的范圍可使用現(xiàn)金外，其他應通過銀行進行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
備用金管理包括借支管理和保管管理。
備用金借支管理
1、企業(yè)各部門填制“備用金借款單”，一方面財務部門核定其零星開支便于管理;另一方面，憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。
2、各部門零星備用金，一般不得超過規(guī)定數(shù)額，若遇特殊需要應由企業(yè)部門經(jīng)理核準。
3、各部門零星備用金借支應將取得的正式發(fā)票定期送到財務部門備用金管理人員(出納員)手中，沖轉(zhuǎn)借支款或補充備用金。
備用金保管
1、備用金收支應設置“備用金”賬戶，并編制“收、支日報表”送經(jīng)理。
2、備用金定期根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況。
3、備用金賬戶應做到逐月結(jié)清。
4、出納人員應妥善保管各種與備用金相關的各種票據(jù)。
備用金的管理不論采用何種辦法，都應嚴格備用金的預借、使用和報銷的手續(xù)制度。
定額備用金管理制度設計
1.設置批準制度
對哪些部門、哪些業(yè)務實施備用金管理，應建立一個規(guī)范的申請、批準制度。
2.定額管理制度
對批準使用備用金的部門，必須根據(jù)需要事先核定一個科學合理的備用金定額。
3.日常管理責任制度
使用部門必須對備用金指定專人管理，并明確管理人員必須執(zhí)行的現(xiàn)金管理制度、按規(guī)定的使用范圍和開支權(quán)限使用、接受財會部門的管理及定期報帳等各項責任制度。
4.清查盤點制度
財會部門必須對備用金建立定期與不定期相結(jié)合的清查盤點，防止挪用或濫用，保證備用金的安全完整。
5.審查入帳制度
對備用金使用部門報銷的所有票據(jù)，財會部門都要象對其他原始憑證一樣，進行嚴格的審核后方能付款記帳。
未到期責任備用金
未到期責任備用金是指在會計年度決算時，將保險責任尚未滿期的，應屬于下一年度的部分保險費提存出來所形成的準備金。未到期責任準備金應在會計年度決算時一次計算提取，提取的計算方法有年平均估算法、季平均估算法和月平均估算法�！侗ｋU法》規(guī)定，除人壽保險業(yè)務外，未到期責任準備金應當從當年自留保險費中提取;提取和結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)額，應當相當于當年自留保費的50%，人壽保險業(yè)務的未到期責任準備金應當按照有效的人壽保險單的全部凈值提取。