發(fā)送電子郵件也是體現(xiàn)個(gè)人專(zhuān)業(yè)程度的時(shí)候，因此應(yīng)注意電子郵件中的語(yǔ)言和格式。編者整理了商務(wù)電子郵件禮儀、商務(wù)人士發(fā)郵件怎么發(fā)知識(shí)，歡迎學(xué)習(xí)。
1.關(guān)于主題
主題是收件人理解消息的第一信息，因此有必要概述和使用有含義的主題行，以便收件人可以迅速理解消息的內(nèi)容并斷定其重要性。
1.確保不要空白標(biāo)題，這是最無(wú)禮的
2.標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)短，不要太長(zhǎng)，不要讓outlook用它來(lái)顯示標(biāo)題
3.標(biāo)題應(yīng)真正體現(xiàn)文章的內(nèi)容和重要性，并避免使用不清楚的標(biāo)題，例如“王先生收”
4.一封信應(yīng)盡可能只關(guān)心一個(gè)主題，不要在一封信中談?wù)劧嗉拢员銓?lái)可以對(duì)其進(jìn)行排序
5.可以適當(dāng)?shù)厥褂么髮?xiě)字母或特別字符(例如“*!”等)來(lái)突出標(biāo)題，以引起收件人的注意，但應(yīng)適量，尤其是不要隨心所欲使用諸如“緊急”之類(lèi)的詞。
6.回復(fù)對(duì)方的電子郵件時(shí)，您可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容而不是RERE大串來(lái)變更標(biāo)題。
2.關(guān)于標(biāo)題和問(wèn)候
1.給收件人適當(dāng)?shù)牡刂凡⑹褂锰炱?
在郵件開(kāi)頭給收件人發(fā)郵件。這既禮貌又清楚地提示某些收件人該電子郵件是給他的，并要求他做出必要的回復(fù);如果有多個(gè)收件人，則可以給每個(gè)人ALL通電話。如果另一方有職位，則應(yīng)根據(jù)其職位尊稱他，例如“經(jīng)理x”;如果職位不明確，則應(yīng)將其叫做通常的“x先生”和“x小姐”，但必須首先明確性別。
不熟悉的人不應(yīng)直接使用英文稱謂，大于自己的人則不應(yīng)使用英文稱呼。使用全名也是不禮貌的。不要使用“Dearxxx”來(lái)吸引所有人。仿佛很熟悉
2.Email在開(kāi)頭和末尾應(yīng)該打個(gè)招呼
最簡(jiǎn)便的方式是在開(kāi)頭寫(xiě)“hi”，然后為中文寫(xiě)“hello”。最終寫(xiě)B(tài)estRegards，最終寫(xiě)“祝你成功”。
俗話說(shuō)，“禮貌一點(diǎn)，不要怪”，禮貌一點(diǎn)，這總是好事，即使電子郵件中出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)方也可以冷靜對(duì)待。
3.電子郵件的正文
1.Email文字應(yīng)簡(jiǎn)潔明了
Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地陳述事情;如果確實(shí)有很多特定內(nèi)容，則正文僅應(yīng)為摘要介紹，然后編寫(xiě)一個(gè)單獨(dú)的文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。
正文應(yīng)該流利，使用簡(jiǎn)便的詞匯和簡(jiǎn)短的句子，準(zhǔn)確準(zhǔn)確地表述，并且不要使用使人難以理解的句子。最好不要讓別人拉動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)完成閱讀您的電子郵件，不要不要求學(xué)唐僧。
2.注意Email的討論語(yǔ)氣
根據(jù)接收者和您自己之間的熟悉程度和等級(jí)關(guān)系;無(wú)論郵件是內(nèi)部郵件還是外部郵件，請(qǐng)選擇適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)進(jìn)行討論，以免給對(duì)方引致不適。
互為尊重，請(qǐng)不時(shí)出現(xiàn)，多謝等。
電子郵件可以輕松轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，因此對(duì)他人觀點(diǎn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎，合理性。“郵件門(mén)”是一個(gè)深刻的教訓(xùn)!
3.對(duì)于Emailtext，為明晰起見(jiàn)，請(qǐng)使用諸如1234之類(lèi)的列表。
如果問(wèn)題很復(fù)雜，最好在第1、2、3和4欄中弄清楚段落，讓每個(gè)段落簡(jiǎn)短且不要太長(zhǎng)，沒(méi)有人有時(shí)間細(xì)心閱讀較長(zhǎng)的段落。
4.在一封電子郵件中提供完整的信息
最好在一封電子郵件中清楚準(zhǔn)確地陳述所有相關(guān)信息。兩分鐘后不要再發(fā)送“添加”或“修正”電子郵件，這將十分令人反感。
5.盡可能避免拼寫(xiě)偏差和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查
這是對(duì)他人的尊重，是個(gè)人態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好啟用拼寫(xiě)檢查功能;如果是中文Email，請(qǐng)注意拼音輸入法為您帶來(lái)的智障同音字。在發(fā)送電子郵件之前，請(qǐng)不能不細(xì)心閱讀以檢查書(shū)寫(xiě)是否明快以及是否存在拼寫(xiě)偏差。
6.合理提示重要信息
不要使用大寫(xiě)字母，粗體斜體，彩色字體，增加字體尺寸和其他方法來(lái)提示某些信息，合理的提示是必要的，但是太多的提示會(huì)使人們無(wú)法把握著重并影響閱讀。
7.合理使用圖表，表格和其他表格以襄助詳細(xì)說(shuō)明
對(duì)于許多具備技術(shù)介紹或討論的電子郵件，很難用文本形式清楚地?cái)⑹觥Ｈ绻脠D進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，收件人認(rèn)同會(huì)贊譽(yù)您的體貼。
8.不要始終使用像:)這樣的笑容字符。他們?cè)谏虅?wù)信函中較為輕浮。BusinessEmail不是您的情書(shū)，所以:)最好謹(jǐn)慎使用。僅在某些您確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)輕松氣氛的場(chǎng)合使用。
4.附件
1.如果電子郵件中涵蓋附件，則應(yīng)提示收件人檢視正文中的附件
2.附加文件應(yīng)以有含義的稱呼取名，外星人無(wú)法理解該文件名
3.附件中的內(nèi)容應(yīng)在文本中簡(jiǎn)短說(shuō)明，尤其是當(dāng)有多個(gè)附件時(shí)
4.附件的數(shù)目不應(yīng)超過(guò)4個(gè)，當(dāng)附件很大時(shí)，應(yīng)將其包并壓縮到一個(gè)文件中
5.如果附件是特別格式的文件，請(qǐng)?jiān)谖谋局姓f(shuō)明敞開(kāi)方式，以免影響使用
6.如果附件太大(不超過(guò)2mb)，則應(yīng)將其分成幾個(gè)小文件并單獨(dú)發(fā)送。
5.語(yǔ)言選擇和漢字編碼
1.僅在必要時(shí)使用英文mail
英文mail只是一種交流工具，不能夸耀和行使英文level。如果收件人中有外僑，則應(yīng)使用英文進(jìn)行交流;如果收件人在其他國(guó)家和地區(qū)是華人，則還應(yīng)該使用英文進(jìn)行交流。由于中文編碼問(wèn)題，您的中文電子郵件在其他地區(qū)可能顯示為亂碼。
2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不要倡議英文mail
如果對(duì)方使用中文通過(guò)電子郵件與您通信，請(qǐng)不要機(jī)智，并向他發(fā)送英文電子郵件;如果對(duì)方向您發(fā)送英文電子郵件，請(qǐng)不要回復(fù)中文。
3.對(duì)于一些信息充沛或重要的電子郵件，建議使用中文。很難確保您的英文表達(dá)程度或收件人中某人的英文理解水準(zhǔn)存在問(wèn)題，這很難化解。影響電子郵件中所關(guān)乎問(wèn)題的解決方案。
4.選擇方便閱度使用的字體尺寸和字體
中文老實(shí)點(diǎn)使用songti或newsongti，英文只需使用Verdana或Arial字體，字體尺寸為5或10。這是實(shí)情驗(yàn)證最合適的字體尺寸和字體對(duì)于在線閱度。請(qǐng)勿使用奇特的字體或斜體，最好不要使用背景信紙，尤其是用于官方郵件時(shí)。
6.完結(jié)簽名
每封郵件都應(yīng)在結(jié)尾處簽名，以便對(duì)方可以清楚地明白發(fā)件人信息。
友可能從發(fā)件人處辨識(shí)出您，但不要為您的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1.簽名信息不應(yīng)過(guò)多
必須在電子郵件的后面添加簽名文件。簽名文件可以涵蓋諸如人名，職位，公司，對(duì)講機(jī)，傳真，地址等信息，但該信息通常不應(yīng)過(guò)多最多不超過(guò)4行。您只需要在上面加上一些必要的信息，如果對(duì)方需要更詳細(xì)的信息，他們自然會(huì)與您關(guān)系。
可以在您的簽名中引用一個(gè)詞組，例如您的座右銘或公司口號(hào)。但是要區(qū)別收件人和場(chǎng)合，請(qǐng)記住要體面。
2.不要只使用一個(gè)簽名文件
簽名文件應(yīng)簡(jiǎn)化，以便內(nèi)部，私人和熟悉的客戶郵件交換。過(guò)分正式的簽名文件會(huì)使您感到疏遠(yuǎn)。您可以在OUTLOOK中設(shè)立多個(gè)簽名文件以進(jìn)行靈巧調(diào)用。
3.簽名文件的文本應(yīng)與正文，簡(jiǎn)體，繁體或英文匹配，以免出現(xiàn)亂碼。字體尺寸通常應(yīng)低于正文字體。
商務(wù)人士發(fā)郵件怎么發(fā)?商務(wù)電子郵件禮儀知識(shí)
電子郵件，也叫作電子郵件或電子郵件，是通過(guò)使用由電子電腦組成的internet發(fā)送給對(duì)方的電子郵件，使用電子郵件進(jìn)行外部通信不僅安全而且安全。機(jī)密，節(jié)約時(shí)間，不受空間限制，并且有著很高的清晰度，還可以大大減低通訊成本。
當(dāng)商務(wù)人士使用電子郵件與他人交流時(shí)，應(yīng)遵循的禮儀規(guī)格主要包括以下四個(gè)方面。
首先，電子郵件應(yīng)謹(jǐn)慎編寫(xiě);發(fā)送給他人的電子郵件必須經(jīng)過(guò)精心構(gòu)思和精心編寫(xiě);如果您要?jiǎng)?chuàng)作，則不尊重對(duì)方或自己;編著電子郵件時(shí)，必須注意以下三點(diǎn)特別注意。
首先，主題必須明確：電子郵件通常只有一個(gè)主題，并且時(shí)常需要在前面注明，如果摘要正確，收件人可以一目了然地見(jiàn)到整個(gè)電子郵件。
第二是要流利的語(yǔ)言。電子郵件必須易于閱讀，必須流利的語(yǔ)言。盡可能不要寫(xiě)不常見(jiàn)或變體的字符。引用數(shù)據(jù)和信息時(shí)，最好指出來(lái)源，以便收件人可以檢查它。
第三，內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。在線時(shí)間十分寶貴，因此電子郵件的內(nèi)容應(yīng)盡可能簡(jiǎn)潔。
其次，電子郵件應(yīng)避免濫用。在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是極度寶貴的。對(duì)于商務(wù)人士而言，這甚至更加重要。這就是為什么有人說(shuō)：“要尊重一個(gè)業(yè)務(wù)往來(lái)的人，我們首先必須明白如何為他節(jié)約時(shí)間。”
有鑒于此，如果并未必要，請(qǐng)不要輕而易舉將電子郵件發(fā)送給其他人。特別是，請(qǐng)勿使用它與他人交談，或僅用于檢查您的電子郵件是否可以成功發(fā)送，并且不建議以這種方法向“征友”發(fā)送電子郵件。
目前，很多網(wǎng)民常常對(duì)郵箱中無(wú)數(shù)無(wú)聊的電子郵件甚至陌生人的電子郵件感到惱火，處置不但會(huì)浪費(fèi)您的時(shí)間和精力，而且可能會(huì)延遲您的業(yè)務(wù)。
但是，一般來(lái)講，通常有必要在收到其他人的重要電子郵件后當(dāng)即進(jìn)行回復(fù)。
第三，電子郵件應(yīng)注意編碼，編碼問(wèn)題是每個(gè)電子郵件用戶都應(yīng)注意編碼。由于中文文本本身的特點(diǎn)以及其他一些緣故，中國(guó)大陸臺(tái)灣省，港澳地區(qū)以及世界上其他國(guó)家/地區(qū)的華人目前使用不同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)業(yè)務(wù)人員使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向除所有國(guó)家和地區(qū)以外的中國(guó)人發(fā)送電子郵件時(shí)中國(guó)內(nèi)地，中文編碼系統(tǒng)不同。為方便起見(jiàn)，您很可能只會(huì)收到由隨機(jī)字符組成的星體字母。
因此，當(dāng)商務(wù)人員使用中文將電子郵件發(fā)送到中國(guó)內(nèi)地以外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人時(shí)，他們還必須使用英文表示其中文編碼系統(tǒng)。確保對(duì)方可以收到他們自己的郵件。
第四，應(yīng)謹(jǐn)慎選擇電子郵件功能。目前市場(chǎng)上可用的高級(jí)電子郵件軟件可以有多種字體進(jìn)行備份，甚至有多種信紙供用戶選擇，盡管這樣做可以提高電子郵件的個(gè)人特點(diǎn)。郵件，商務(wù)人士必須謹(jǐn)慎使用此類(lèi)功能。
這主要是因?yàn)�，一方面，過(guò)多地修飾電子郵件將不可避免地增加容量并增加發(fā)送和接收的時(shí)間，這既浪費(fèi)時(shí)間和金錢(qián)，又常常給人一種浮華的感覺(jué)到。另一方面，電子郵件收件人保有的軟件可能無(wú)法贊同上述功能。這樣，他收到的電子郵件很可能與發(fā)件人的初衷大相徑庭，從而挫敗了先前的努力。
商務(wù)電子郵件禮儀知識(shí)
電子郵件自誕生以來(lái)，其發(fā)展可謂突飛猛進(jìn)。令人印象深刻。目前，它已在商業(yè)世界中獲得更為普遍的應(yīng)用。以下是編者編寫(xiě)的商業(yè)電子郵件禮儀：愿意對(duì)您有所協(xié)助!
電子郵件，也叫作電子郵件或電子郵件，是通過(guò)使用由電子電腦組成的internet發(fā)送給對(duì)方的電子郵件，使用電子郵件進(jìn)行外部通信不僅安全而且安全。機(jī)密，節(jié)約時(shí)間，不受空間限制，并且具很高的清晰度，還可以大大減低通訊成本。
當(dāng)商務(wù)人士使用電子郵件與他人交流時(shí)，應(yīng)遵循的禮儀規(guī)范主要包括以下四個(gè)方面。
首先，電子郵件應(yīng)謹(jǐn)慎編寫(xiě);發(fā)送給他人的電子郵件必須經(jīng)過(guò)精心構(gòu)思和精心編寫(xiě);如果您要?jiǎng)?chuàng)作，則不尊重對(duì)方或自己;編寫(xiě)電子郵件時(shí)，必須注意以下三點(diǎn)特別注意。
首先，主題必須明確：電子郵件通常只有一個(gè)主題，并且時(shí)常需要在前面注明，如果摘要正確，收件人可以一目了然地見(jiàn)到整個(gè)電子郵件。
第二是要流利的語(yǔ)言。電子郵件必須易于閱讀，必須流利的語(yǔ)言。盡可能不要寫(xiě)不常見(jiàn)或變體的字符。引用數(shù)據(jù)和信息時(shí)，最好指出來(lái)源，以便收件人可以檢查它。
第三，內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。在線時(shí)間十分寶貴，因此電子郵件的內(nèi)容應(yīng)盡可能簡(jiǎn)潔。
其次，電子郵件應(yīng)避免濫用。在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是極度寶貴的。對(duì)于商務(wù)人士而言，這甚至更加重要。這就是為什么有人說(shuō)：“要尊重一個(gè)業(yè)務(wù)往來(lái)的人，我們首先必須明白如何為他節(jié)約時(shí)間。”
有鑒于此，如果并未必要，請(qǐng)不要隨意將電子郵件發(fā)送給其他人。特別是，請(qǐng)勿使用它與他人交談，或僅用于檢查您的電子郵件是否可以成功發(fā)送，并且不建議以這種方法向“征友”發(fā)送電子郵件。
目前，很多網(wǎng)民常常對(duì)郵箱中無(wú)數(shù)無(wú)聊的電子郵件甚至陌生人的電子郵件感到惱火，處置不但會(huì)浪費(fèi)您的時(shí)間和精力，而且可能會(huì)延遲您的業(yè)務(wù)。
但是，一般來(lái)講，通常有必要在收到其他人的重要電子郵件后當(dāng)即進(jìn)行回復(fù)。
第三，電子郵件應(yīng)注意編碼，編碼問(wèn)題是每個(gè)電子郵件用戶都應(yīng)注意編碼。由于中文文本本身的屬性以及其他一些緣故，中國(guó)大陸臺(tái)灣省，港澳地區(qū)以及世界上其他國(guó)家/地區(qū)的華人目前使用不同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)業(yè)務(wù)人員使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向除所有國(guó)家和地區(qū)以外的中國(guó)人發(fā)送電子郵件時(shí)中國(guó)內(nèi)地，中文編碼系統(tǒng)不同。為方便起見(jiàn)，您很可能只會(huì)收到由隨機(jī)字符組成的星體字母。
因此，當(dāng)商務(wù)人員使用中文將電子郵件發(fā)送到中國(guó)內(nèi)地以外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人時(shí)，他們還必須使用英文表示其中文編碼系統(tǒng)。確保對(duì)方可以收到他們自己的郵件。
第四，應(yīng)謹(jǐn)慎選擇電子郵件功能。目前市場(chǎng)上可用的高級(jí)電子郵件軟件可以有多種字體進(jìn)行備份，甚至有多種信紙供用戶選擇，盡管這樣做可以提高電子郵件的個(gè)人特點(diǎn)。郵件，商務(wù)人士必須謹(jǐn)慎使用此類(lèi)功能。
這主要是因?yàn)�，一方面，過(guò)多地修飾電子郵件將不可避免地增加容量并增加發(fā)送和接收的時(shí)間，這既浪費(fèi)時(shí)間和金錢(qián)，又常常給人一種浮華的感覺(jué)到。另一方面，電子郵件收件人持有的軟件可能無(wú)法贊成上述功能。這樣，他收到的電子郵件很可能與發(fā)件人的初衷大相徑庭，從而挫敗了先前的奮斗。
