預(yù)算是實(shí)現(xiàn)規(guī)劃協(xié)調(diào)某一領(lǐng)域或整個(gè)公司全部活動(dòng)的最佳工具。
我們不能把預(yù)算和預(yù)算流程看作是財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門的專有工具。全部管理人員(這就意味著，每一個(gè)管理者)都應(yīng)該把它們當(dāng)作最重要的工具之一。
我們必須制定預(yù)算，尤其是那些承擔(dān)某些職責(zé)并對結(jié)果負(fù)責(zé)的管理人員(不論他們負(fù)責(zé)什么部門——利潤中心、成本中心、營銷中心、事業(yè)部、業(yè)務(wù)領(lǐng)域擬或子公司，等等)更應(yīng)該使用這一工具。下面詳細(xì)闡述這樣做的原因。
(1)預(yù)算是經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者的最佳工具，因?yàn)樗麄兛梢砸源藖碛袟l理地安排全部計(jì)劃，并圍繞它來部署工作。對于經(jīng)驗(yàn)匱乏的管理者或是剛剛接任新職位的管理人員而言，預(yù)算是他們了解企業(yè)和自身工作領(lǐng)域的最佳工具。
從頭開始為企業(yè)編制預(yù)算，可能是讓人們掌握并深入了解企業(yè)的商業(yè)特性、相互關(guān)系及其“合法程度”的最佳方式。遺憾的是，在絕大多數(shù)公司中，新員工在接受入職培訓(xùn)的時(shí)候幾乎完全忽視了這方面的內(nèi)容，其中的原因我還不甚清楚。盡管新職員在培訓(xùn)中所學(xué)到的其他技能也非常重要，但是，只有當(dāng)他們真正著手編制一項(xiàng)預(yù)算，并且他們的預(yù)算方案被兩次甚至三次駁回重新修訂的時(shí)候(因?yàn)樗麄冊陂_始的時(shí)候往往還不能做到正確編制)，我們才能說他們真正掌握了一些這個(gè)領(lǐng)域的相關(guān)知識。
(2)它是配置核心資源的最佳工具，尤其是人力資源配置，預(yù)算基本上是讓資源提高產(chǎn)出效率的唯一工具。
(3)它是實(shí)現(xiàn)規(guī)劃協(xié)調(diào)某一領(lǐng)域或整個(gè)公司全部活動(dòng)的最佳工具。如果部分和整體之間的互動(dòng)存在障礙，我們經(jīng)常把這一問題歸結(jié)為組織性難題，并對人員進(jìn)行重新調(diào)整，但實(shí)際上它很少是組織性難題。與調(diào)整整個(gè)組織結(jié)構(gòu)相比，把預(yù)算作為協(xié)調(diào)工具可能效果更好，更為簡單。
(4)預(yù)算是將某一部門的員工，包括其管理者，融入整個(gè)組織當(dāng)中的最佳工具�？偟膩砜�，融合是一個(gè)經(jīng)常討論的話題，并且被看作企業(yè)文化中的一個(gè)話題。員工應(yīng)該認(rèn)同他們的企業(yè)，企業(yè)應(yīng)該成為一個(gè)“大家庭”，等等。然而，到目前為止，只有少數(shù)企業(yè)想到了要把預(yù)算作為整合工具。
(5)在以下方面，預(yù)算是唯一的也是最好的工具：它讓我們知道計(jì)劃應(yīng)當(dāng)如何修訂、在何時(shí)修訂、哪些偏差需要調(diào)整，更重要的是，它讓我們知道預(yù)算的基礎(chǔ)——現(xiàn)實(shí)環(huán)境及其假定——發(fā)生了哪些變化。
(6)最后，預(yù)算為有效、順暢的人際溝通提供了重要基礎(chǔ)，心理學(xué)家?guī)缀鯖]有認(rèn)識到這一點(diǎn)。當(dāng)溝通的內(nèi)容并不明確的時(shí)候，控制溝通進(jìn)程就沒有什么意義。然而，預(yù)算及其影響十分重要，足以成為溝通中的主體內(nèi)容。這些都是員工應(yīng)該了解和交流的，它也是員工的工作重心。
以上幾點(diǎn)足以為我們重視與預(yù)算及其編制(而不是把這項(xiàng)工作交由財(cái)務(wù)主管完成)的理由。財(cái)務(wù)主管的工作也不會減少，這一點(diǎn)幾乎不言自明，事實(shí)上，在這方面他們?nèi)匀挥泻芏喙ぷ饕�。�?shí)際上，管理者重視預(yù)算會對財(cái)務(wù)主管的工作有相當(dāng)大的促進(jìn)作用。管理者越是積極參與預(yù)算工作，人們就越是能理解預(yù)算工作，預(yù)算工作也就越受重視。
