商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五c原則，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。
準(zhǔn)確原則
由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。
簡(jiǎn)潔原則
簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。
在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡(jiǎn)潔，語言簡(jiǎn)明扼要。
另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。
例1 it is very difficult to sell man hole covers in france.this product must have the quality certificate issued in france.
例2 price：fob shanghai usd 96“pc.
例3 hope you can accept it.
例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。
完整原則
商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5w1h來檢驗(yàn)，即who，when，where，what，why和how。
清楚原則
商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：
例1 we will deliver your goods soon.
例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。
禮貌原則
商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對(duì)方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí)，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。
例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.
例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.
例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場(chǎng)，又使對(duì)方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對(duì)方接受。
